Extension eRoom

Cette rubrique contient les sections suivantes :

• À propos de l’extension eRoom

• Editeur RTE (Rich Text Editor)

• Superviseur eRoom

• Configuration du Superviseur pour qu’il s’exécute avec le Synchronisateur Outlook

À propos de l’extension eRoom

Vous pouvez utiliser eRoom simplement avec votre navigateur ou (si vous utilisez Windows) avec une extension de navigateur en option. Les fonctions suivantes sont disponibles uniquement avec l’extension :

• Editeur  RTE (Rich Text Editor)

• Superviseur eRoom (vous pouvez configurer le Superviseur pour synchroniser vos bases de données de tâches et événements de calendrier eRoom avec Microsoft Outlook)

Même si la plupart des fonctions s’exécutent de la même manière que vous utilisiez eRoom avec ou sans l’extension client, certaines fonctions ne s’exécutent qu’avec l’extension. Par exemple :

• Pour ajouter un fichier fournit des informations sur la création d’un fichier dans eRoom en cas d’utilisation de l’extension.

• Modification et réservation de fichiers fournit des informations sur les fonctions de modification des fichiers uniquement disponibles avec l’extension.

• Utilisation du glisser-déplacer fournit des informations sur la fonction de glisser-déplacer d’éléments eRoom depuis et vers votre bureau lors de l’utilisation de l’extension.

• Pour ouvrir une réunion instantanée tout en partageant un fichier fournit des informations sur la fonction de réunion en temps réel uniquement disponible avec l’extension.

• Déconnexion d’eRoom fournit des informations sur l’incidence de l’extension sur le bouton Déconnexion.

• Authentification à l’aide du serveur IRM fournit des informations sur l’utilisation de l’extension avec la gestion des droits eRoom.

Pour vérifier si vous utilisez l’extension, placez le pointeur de la souris sur le graphique de bannière dans l’angle supérieur gauche d’une page eRoom : une info-bulle apparaît et vous donne cette indication.

Voir aussi : Options du client eRoom pour plus d’informations sur l’installation ou la mise à niveau de l’extension et pour savoir comment modifier votre option client.

Editeur RTE (Rich Text Editor)

L’éditeur  RTE vous permet de formater votre texte, d’insérer des graphiques et des liens, et de vérifier l’orthographe. Si votre système prend en charge les caractères codés sur deux octets (asiatiques), l’éditeur RTE les accepte et les affiche correctement.

Lorsque vous collez un élément dans le texte de l’éditeur RTE (affiché dans une seule police et/ou une seule taille), eRoom applique au texte collé la police et/ou la taille par défaut (Verdana 10 points) au lieu de conserver la police d’origine. Cela améliore la lisibilité en donnant au texte de votre eRoom une apparence homogène. Les variations de type et de taille de caractères à l’intérieur de la même famille de polices sont toutefois conservées. Ainsi, par exemple, si vous collez dans l’éditeur RTE un texte en Times New Roman 12 points dont certains mots ont été mis en gras, eRoom conserve le gras sur ces mots, mais applique à tout le texte la police eRoom par défaut (Verdana MS 10 points).

Remarque : si vous collez du texte dans une section comportant du texte codé sur deux octets, l’éditeur RTE ne change pas la police car il ne comporte pas de police par défaut pour ce type de texte.

Lorsque vous utilisez eRoom avec votre navigateur Web seul, le format standard des pages et des zones de texte est le texte brut. Si vous utilisez eRoom sans l’extension et modifiez du texte dont la mise en forme a été effectuée avec le RTE (images, liens hypertexte ou modifications de polices), eRoom conserve le texte mis en forme, mais affiche ce message (en lecture seule) à la place : Ce champ contient du texte mis en forme qui ne peut être modifié qu’avec le module d’extension eRoom. La modification du même texte à l’aide de l’extension affiche le texte mis en forme tel qu’il a été créé.

La barre d’outils RTE

Pour identifier les boutons de votre barre d’outils RTE, placez le pointeur de la souris sur chacun d’eux ; une infobulle indique leur nom.
 

Vérification de l’orthographe

Lorsque vous vérifiez l’orthographe à l’aide de RTE et qu’eRoom rencontre une faute possible, la boîte de dialogue Correcteur orthographique s’ouvre. La zone de texte Modifier affiche le terme concerné et une proposition de correction apparaît dans la zone A. Vous pouvez modifier le mot dans la zone de texte A ou sélectionner un mot dans la liste. Les commandes du correcteur orthographique sont les suivantes :

Superviseur eRoom

Le Superviseur eRoom contrôle la synchronisation avec Outlook des bases de données des tâches, des étapes des bases de données des processus d’approbation, des plans de projet et des événements de calendrier eRoom dans tous les eRoom qu’il supervise. S’il n’est pas en cours d’exécution, vous pouvez démarrer le Superviseur en choisissant Démarrer>Programmes > eRoom 7 > Surveiller mes eRooms.

Cliquez sur l’icône Superviseur ) pour afficher son menu contextuel et choisir les commandes suivantes :
 

Eléments eRoom que vous pouvez synchroniser avec Outlook

 Pour effectuer la synchronisation avec les tâches Outlook, les éléments de tâche eRoom (entrées de la base de données des tâches ou tâches de plan de projet) doivent comporter des champs indiquant le propriétaire et l’état d’avancement. Ces champs permettent de définir un élément comme étant une tâche s’il possède l’une des propriétés suivantes :

• Au moins un champ d’approbation marqué "Il s’agit d’un champ de propriétaire"

• Au moins un champ de membre marqué "Il s’agit d’un champ de propriétaire" et au moins un champ de date d’échéance.

Les événements de calendrier d’eRoom peuvent être synchronisés avec le calendrier Outlook sans modifications particulières. Tant qu’un événement a un intitulé et une date, et tant que vous participez à cet événement, ce dernier peut être synchronisé avec Outlook. Les autres propriétés d’un événement eRoom synchronisées dans Outlook sont les suivantes  : l’heure de début, la durée et la configuration de la périodicité (éventuellement).

Les tâches des plans de projet sont synchronisées avec Outlook de la même manière que les entrées de la base de données des tâches. Outre les champs indiquant le propriétaire et l’état d’avancement, le Superviseur synchronise les champs de plan de projet suivants :

Configuration du Superviseur pour qu’il s’exécute avec le Synchronisateur Outlook

Pour synchroniser vos bases de données de tâches, vos plans de projet et vos événements de calendrier d’eRoom et d’Outlook, vous devez configurer votre Superviseur eRoom pour qu’il effectue cette synchronisation. Dans la boîte de dialogue Paramètres du client eRoom, vous pouvez ajouter ces éléments et spécifier le dossier Outlook avec lequel vous souhaitez effectuer la synchronisation.

Pour ajouter des éléments à synchroniser avec Outlook :

1. Dans la partie système de la barre des tâches Windows, cliquez sur l’icône du Superviseur eRoom () et sélectionnez Paramètres dans le menu contextuel.

La boîte de dialogue Paramètres du client eRoom s’ouvre et affiche une arborescence extensible de tous les sites eRoom supervisés. (Un site est ajouté la première fois que vous le visitez.) Si vous êtes en train de synchroniser des éléments, ils apparaissent sous le nom du site. Cliquez sur pour les voir.

2. Dans la liste, sélectionnez un site ou un élément de site.

3. Cliquez sur Ajouter pour ouvrir la boîte de dialogue Synchronisateur Outlook eRoom : Ajouter un élément. La liste affiche tous les eRooms répertoriés dans la section eRooms actifs de la page Mes eRooms du site sélectionné (ou du site contenant l’élément sélectionné).

4. Cliquez sur en regard du nom de chaque eRoom contenant une base de données, un plan de projet ou un calendrier à synchroniser.

5. Cochez la case correspondant à chaque élément à synchroniser, puis cliquez sur OK.

6. Dans le menu déroulant de la zone Dossier Outlook de synchronisation des bases de données et des projets, sélectionnez le dossier Outlook approprié (par exemple, Tâches).

7. Dans la liste déroulante de la zone Dossier Outlook de synchronisation des calendriers, sélectionnez le dossier Outlook approprié (par exemple, Calendrier).

8. Lorsque vous cliquez sur OK, le Synchronisateur synchronise les bases de données de tâches, les plans de projet et les calendriers d’eRoom sélectionnés dans le dossier Outlook indiqué, en fonction de la planification du Superviseur, que vous pouvez spécifier dans la boîte de dialogue Paramètres avancés (voir procédure suivante).

Pour spécifier les paramètres avancés :

1. Ouvrez la boîte de dialogue Paramètres du client eRoom en cliquant sur l’icône Superviseur eRoom () et sélectionnez Paramètres dans le menu contextuel.

2. Cliquez sur le bouton Avancés pour ouvrir la boîte de dialogue Paramètres avancés puis spécifiez les paramètres suivants selon vos besoins :

• Nom et Mot de passe : saisissez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe si vous utilisez un serveur proxy HTTP. Vous pouvez demander confirmation à votre administrateur réseau.

• Emplacement de stockage des fichiers de données : vos fichiers de données sont placés dans le dossier où eRoom met les fichiers en mémoire cache lorsque vous les affichez ou les modifiez dans l’extension. Ne les déplacez (en cliquant sur le bouton Modifier le répertoire de données...) que si vous manquez d’espace libre sur le disque par défaut.

• Limite du cache des fichiers : généralement, vous n’avez pas besoin de modifier la taille du cache de fichiers par défaut d’eRoom. Cependant, si le disque dispose de très peu d’espace libre, vous pouvez le réduire. Par ailleurs, si vous utilisez souvent les mêmes fichiers volumineux, vous pouvez augmenter la taille du cache pour que les fichiers restent en mémoire cache lorsque vous les utilisez.

• Synchroniser avec Outlook : lorsque cette case est cochée et que vous êtes connecté à un site eRoom, le superviseur examine vos eRooms conformément à la fréquence spécifiée (toutes les n [heures|minutes]) puis synchronise vos bases de données de tâches, vos plans de projet et vos événements de calendrier dans Outlook si vous avez configuré le Synchronisateur. Si vous désélectionnez cette case, vous pouvez rechercher manuellement les modifications dans les eRooms et synchroniser les tâches/événements en cliquant sur le Superviseur eRoom, puis en sélectionnant Vérifier maintenant dans le menu contextuel.

3. Cliquez sur OK pour appliquer les paramètres avancés.

4. Cliquez sur OK pour refermer la boîte de dialogue Paramètres du client eRoom et lancer la synchronisation des éléments que vous avez ajoutés.

Fonctionnement du Synchronisateur

Le Synchronisateur Outlook s’exécute conformément à la planification spécifiée  dans la boîte de dialogue des paramètres de synchronisation de Mes eRooms avec Outlook. Vous pouvez lancer le Synchronisateur manuellement en cliquant sur l’icône du Superviseur eRoom () et en sélectionnant Vérifier maintenant dans le menu contextuel.

Lorsque vous synchronisez des tâches et des événements, le Synchronisateur Outlook exécute les opérations suivantes :

• Il regroupe par paire les tâches/événements eRoom avec les tâches/événements Outlook correspondants. Pour chaque paire, il passe en revue les modifications (dans l’eRoom ou dans Outlook) effectuées depuis la dernière synchronisation, et met à jour les tâches ou événements obsolètes. Il répète ces vérifications/mises à jour pour toutes les paires de tâches/d’événements jusqu’à obtenir une correspondance totale.

• Il passe en revue l’eRoom pour rechercher les tâches/événements créés depuis la dernière synchronisation, puis les ajoute dans Outlook.

• Il passe en revue l’eRoom pour rechercher les tâches/événements supprimés depuis la dernière synchronisation, puis supprime les tâches/événements correspondants dans Outlook.

• Il passe en revue Outlook pour rechercher les tâches/événements supprimés depuis la dernière synchronisation, puis les rajoute si des tâches/événements correspondants sont toujours présents dans l’eRoom.

• Il n’insère pas dans l’eRoom de tâches/d’événements créés ou supprimés dans Outlook depuis la dernière synchronisation, et n’en modifie aucun.

Synchronisation de SecurID et Outlook

Lorsque vous vous connectez à eRoom avec RSA SecurID®, le Superviseur ne peut pas enregistrer vos informations de connexion SecurID comme il le fait avec un mot de passe. Ainsi, lorsque vous ouvrez une session Windows et que le Superviseur démarre, il ne peut pas lancer automatiquement la synchronisation avec Outlook. Toutefois, une fois que vous êtes connecté au site, la synchronisation avec Outlook peut continuer.