Remarque : l’un des moyens dont disposent les coordinateurs pour gérer les droits d’accès aux éléments de leurs eRooms consiste à affecter à chaque membre un rôle différent, doté d’un niveau d’accès spécifique.Cette rubrique contient les sections suivantes :
Le contrôle d’accès eRoom détermine quels utilisateurs d’un eRoom peuvent visualiser, ouvrir et modifier des éléments. Lorsque vous créez un élément pour la première fois,
tout membre y ayant accès peut l’ouvrir ;
toute personne pouvant l’ouvrir peut le visualiser ;
seul son propriétaire peut le modifier.
Les droits de modification signifient que vous pouvez modifier les propriétés d’un élément (son nom, s’il possède ou non une zone de pièces jointes, son icône, ses paramètres de contrôle d’accès, etc.). Les droits d’ouverture signifient que toute personne pouvant ouvrir un élément peut aussi ajouter des commentaires, créer des éléments, joindre des fichiers, etc., à condition de posséder le rôle approprié dans l’eRoom (participant ou coordinateur, mais pas observateur). Si un élément est masqué, seuls les membres détenant des droits d’ouverture peuvent le visualiser.
Les paramètres de contrôle d’accès d’un élément s’appliquent uniquement à cet élément. Les éléments imbriqués possèdent leurs propres paramètres de contrôle d’accès. Cependant, vous devez disposer au moins de droits d’ouverture sur un fichier pour pouvoir ouvrir l’un de ses éléments imbriqués.
Voici quelques exemples d’utilisation du contrôle d’accès : exemple1, exemple2
Pour définir l’accès à un élément :
Paramétrez ses propriétés de contrôle d’accès.
Configurez le paramètre de propriétaire d’origine d’un dossier, d’une boîte de réception, d’un calendrier ou d’une base de données, qui détermine la liste Modifier d’origine pour tout élément créé dans cette zone de stockage.
Remarque : l’un des moyens dont disposent les coordinateurs pour gérer les droits d’accès aux éléments de leurs eRooms consiste à affecter à chaque membre un rôle différent, doté d’un niveau d’accès spécifique.
Si vous pouvez accéder à un élément, vous pouvez afficher ses propriétés de contrôle d’accès. Par contre, pour pouvoir les modifier, vous devez être propriétaire de cet élément.
Dans l’arborescence ou dans la zone d’éléments, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’icône de l’élément et sélectionnez Contrôle d’accès dans le menu contextuel.
Vous pouvez également cocher la case de l’élément et sélectionner Accès dans la barre de commandes.
Enfin, vous pouvez cliquer sur le nom du propriétaire.
Vous pouvez configurer les propriétés de contrôle d’accès d’un élément lors de sa création. En outre, si vous êtes propriétaire d’un élément, vous détenez des droits de modification sur celui-ci. Vous pouvez donc modifier ses propriétés de contrôle d’accès après sa création.
Remarque : si vous détenez des droits de modification sur un fichier, eRoom affiche une icône de modification (
) en regard du nom de ce fichier.
Si vous créez ou modifiez un élément, cliquez sur le bouton Contrôle d’accès de la page Créer ou Modifier, ou dans l’assistant de création ou de modification approprié.
Sans modifier un élément, procédez de l’une des façons suivantes :
Dans l’arborescence ou dans la zone d’éléments, cliquez sur une icône avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Contrôle d’accès dans le menu contextuel.
Dans la zone d’éléments, cochez la case en regard d’un ou de plusieurs éléments, puis sélectionnez Accès dans la barre de commandes ou Contrôle d’accès dans le menu contextuel.
Cliquez sur le nom de son propriétaire.
Les paramètres de la page Contrôle d’accès sont les suivants :
Si la gestion des droits est activée dans l’eRoom, les pages Contrôle d’accès pour les fichiers et dossiers comportent des paramètres de gestion des droits.
Si vous détenez des droits de modification sur l’élément, la page Contrôle d’accès affiche également les cases à cocher suivantes :
Lecture seule (non modifiable)
Masqué (visible uniquement pour les membres qui peuvent l’ouvrir) : cette case à cocher est désactivée lorsque la liste Ouvrir prend la valeur Tout membre pouvant y accéder.
Les membres individuels, les membres d’un groupe ou les membres avec des rôles personnalisés particuliers pouvant ouvrir et afficher le contenu d’un élément sont répertoriés dans la liste Ouvrir de cet élément. Ceux qui peuvent modifier un élément sont sur sa liste Modifier.
Voir aussi : Propriétés du groupe dans la rubrique « Gestion des membres » pour plus d’informations sur la liste Modifier d’un groupe de membres.
Dans la page Contrôle d’accès, cliquez sur le sélecteur de membres (
) en regard de la case Ouvrir ou Modifier.
La page Sélection des membres s’ouvre, affichant tous les membres de l’eRoom. Voir aussi :Pour plus d’informations sur la recherche dans des listes de membres longues, reportez-vous à Recherche dans des listes de membres longues, dans la rubrique Gestion des membres.
Dans la page Sélectionner les membres, activez les boutons radio pour spécifier les éléments suivants :
Indifférent. Tous les membres pouvant accéder à un élément peuvent l’ouvrir ou le modifier. Tout nouveau membre ou groupe de membres ajouté à cet eRoom a accès à cet élément, sauf si ce membre ou groupe a été exclu de cette zone.
Coordinateurs uniquement. Tout nouveau coordinateur ajouté à cet eRoom dispose d’un accès identique.
Les coordinateurs plus les membres, les groupes ou les rôles personnalisés que vous spécifiez. Les groupes et les rôles personnalisés sont dynamiques. Si vous les autorisez à ouvrir ou à modifier un élément, tout nouveau membre de ce groupe ou tout nouveau membre recevant ce rôle aura automatiquement le même accès à cet élément.
Cliquez sur OK pour revenir à la page Contrôle d’accès. Vos choix apparaissent dans les listes Ouvrir ou Modifier.
Cliquez sur OK pour fermer la page Contrôle d’accès et appliquer les nouveaux paramètres.
Si vous autorisez d’autres membres à modifier un élément, n’oubliez pas ceci :
Pour les pages contenant des commentaires, tout membre pouvant modifier cette page peut également en supprimer des commentaires. Cette possibilité est utile à l’animateur d’une discussion.
Autoriser d’autres membres à modifier une page ou un fichier leur permet également de modifier les paramètres de contrôle d’accès de cette page ou de ce fichier. Ne supprimez pas votre nom de cette liste car vous ne pourriez plus modifier le fichier, même si vous en êtes le créateur.
Dans la page Contrôle d’accès, cochez la case Lecture seule (non modifiable) pour autoriser d’autres membres à visualiser un élément (dans la mesure où vous ne le masquez pas) tout en les empêchant de le modifier (exemple).
Dans la page Contrôle d’accès, cochez la case Masqué (visible pour les membres qui peuvent l’ouvrir) pour autoriser uniquement les personnes qui peuvent ouvrir l’élément à le visualiser. Les coordinateurs et les administrateurs sont toujours autorisés à visualiser tous les éléments masqués.
Remarque : même si la Corbeille et la page d’accueil d’un espace eRoom disposent de paramètres de contrôle d’accès, elles ne peuvent pas être masquées.
Voir aussi : À propos des éléments masqués
Lorsque vous ajoutez un fichier à eRoom, vous pouvez déclarer sa liste Ouvrir comme appartenant au propriétaire en sélectionnant la case à cocher Brouillon privé de la page de chargement de fichier. Le nouvel élément ne peut être ouvert que par son auteur jusqu’à ce qu’il change de liste Ouvrir.
Dans la page Contrôle d’accès, cochez la case Réservé pour modification si vous souhaitez qu’eRoom réserve un élément, le temps que vous terminiez vos modifications. Tant que l’élément est réservé, aucune autre personne ne peut le modifier.
Seuls les coordinateurs peuvent annuler les réservations d’éléments dont ils ne sont pas propriétaires.
Lorsque vous modifiez un fichier, eRoom le réserve automatiquement jusqu’à ce que vous ayez terminé et enregistré vos modifications, ou téléchargé la version modifiée.
Voir aussi : Fichiers
Dans la page Contrôle d’accès d’un dossier, d’une boîte de réception, d’un calendrier ou d’une base de données, vous pouvez spécifier le nom du propriétaire d’origine de tout nouvel élément « enfant » d’une zone de stockage « parent ». (Un propriétaire d’élément est un membre de la liste Modifier de cet élément.)
Les options de configuration du propriétaire d’origine pour des éléments créés dans une zone de stockage parent (éléments d’un dossier ou d’une boîte de réception, entrées d’une base de données ou événements d’un calendrier) sont :
Nom du membre qui a créé l’élément
Membre qui l’a créé et propriétaires de [zone de stockage parent]
Toute personne pouvant ouvrir cette [zone de stockage parent]
Remarque : les tâches d’un plan de projet ne possèdent pas de paramètres de contrôle d’accès propres ; toutefois, ces paramètres de propriété déterminent qui est habilité à créer et à modifier des tâches.
Si vous créez ou collez un élément dans la zone de stockage, la liste Modifier d’origine de cet élément est déterminée par le paramètre de propriétaire d’origine.
Lorsque vous modifiez les paramètres de propriétaire d’origine d’un dossier, d’une boîte de réception ou d’un calendrier, les listes Modifier des éléments enfant existants ne sont pas affectées.
Les nouveaux conteneurs n’héritent pas du paramètre du propriétaire d’origine du conteneur parent (exemple).