Gestion des membres

Cette rubrique contient les sections suivantes :

• À propos de la gestion des membres eRoom

• Informations sur les différents membres

• Groupes de membres

• Listes de membres

• Listes de membres longues

• Recherche dans des listes de membres longues

• Gestion des membres d'une communauté

• Gestion des membres invités

• Gestion des membres en tant qu'administrateur de site

À propos de la gestion des membres eRoom

Les utilisateurs eRoom sont appelés membres. Un membre eRoom peut être un utilisateur seul ou un ensemble d'utilisateurs dans un groupe nommé. Tous les membres d'un site eRoom sont organisés et gérés dans le contexte des communautés. Les membres sont créés dans une communauté en tant que membres locaux ou importés dans la communauté en tant que membres externes via des répertoires de membres externes connectés à la communauté. Dans les deux cas, il s'agit de membres natifs de cette communauté, celle-ci étant leur communauté racine. Chaque membre d'eRoom a une seule communauté racine sur son site, mais peut faire partie d'autres communautés en tant que membre invité. Les eRooms obtiennent leurs membres à partir des membres natifs et invités de la communauté dont ils font partie.

Voir aussi :

• Schéma des membres d'un eRoom (ouvre une fenêtre contextuelle)

• Répertoires d'entreprise (pour plus d'informations sur la gestion des connexions aux répertoires des membres externes)

• Gestion des membres et des groupes locaux (plus loin dans cette rubrique)

Informations sur les différents membres

eRoom possède des informations sur tous ses membres. Vous pouvez modifier les informations vous concernant mais, si vous n'êtes pas administrateur ou si vous ne disposez pas des autorisations appropriées, vous pouvez uniquement consulter ces informations sur les autres membres.

Voir aussi : Dans Connexion à eRoom, les procédures suivantes :

• Pour changer votre mot de passe

• Pour changer votre adresse électronique

• Pour changer votre question personnelle

• Pour changer votre option client

Pour obtenir des informations sur un membre :

• Pour ouvrir votre propre page d'informations sur les membres, accédez à votre page Mes eRooms et cliquez sur .

• Pour ouvrir la page d'informations sur les membres pour vous-même ou un autre membre, dans une page Liste des membres cliquez sur le nom d'un membre ou, si vous disposez des droits de modification, sur l'icône Modifier () en regard de celui-ci.
  
  Si le membre fait partie d'un groupe, cliquez sur le nom de ce groupe, puis sur le nom du membre.

• Pour ouvrir une page d'informations sur les membres, pour vous-même ou un autre membre, cliquez sur et sélectionnez Afficher les infos... dans le menu contextuel.

Page d'informations sur le membre

Dans la page d'informations sur le membre, vous pouvez modifier tous les champs offrant un contrôle de modification (une zone de texte pour un champ texte, une case à cocher pour une option, etc.). Reportez-vous à la rubrique Modification des informations relatives à un membre (ci-après) pour en savoir plus sur qui peut changer tel ou tel paramètre et dans quelles conditions.

Remarque : en haut de la page d'informations sur les membres, les administrateurs de site ne voient qu'un champ ID de membre (également appelé ID utilisateur, ou champ UID) qui contient un identifiant unique pour chaque membre de la communauté. eRoom utilise l'UID des membres pour assurer le suivi des membres de la communauté nouveaux, fusionnés et supprimés.

Les champs des pages d'informations sur le membre se présentent comme suit :

• Prénom, Deuxième prénom (facultatif) et Nom

• Initiales : ce champ est automatiquement complété au moment où un membre entre ses prénom, deuxième prénom et nom dans les champs correspondants.

• Nom d'un membre : tel que le présente eRoom dans des contextes autres que les listes en colonne (par exemple, invitations, commentaires et journaux des modifications). Ce champ est obligatoire et il est automatiquement complété lorsque le membre modifie le texte des champs prénom, deuxième prénom et nom.
  
  Si le nom d'affichage contient des caractères Kanji, il s'ajoute au nom d'affichage suivant un double espace.
  
  Remarque : pour les membres concernés par une mise à niveau depuis une version d'eRoom antérieure à la version 7.2 ou faisant l'objet d'une synchronisation depuis NT, les noms d'affichage sont créés selon le format Prénom Nom.

• Nom de connexion : nom qu'un membre utilise pour se connecter à eRoom. Ce champ est en lecture seule lorsqu'une communauté requiert des adresses électroniques comme noms de connexion. Si le nom de connexion eRoom d'un membre externe diffère du nom de connexion externe (car ils ont été ajoutés via la boîte de dialogue Conflits de noms de connexion), il y a deux champs de nom de connexion :

• le nom de connexion eRoom : pour se connecter à eRoom

• Nom de connexion au répertoire : nom de connexion du membre tel qu'il figure dans le répertoire externe qui génère un conflit avec un nom de connexion existant

• Informations sur le compte de Content Server (eRoom Enterprise uniquement) : nom d'utilisateur et mot de passe que le membre eRoom utilise pour se connecter à un référentiel de Content Server lorsque qu'ils diffèrent de son nom de connexion et mot de passe eRoom.
  
  Contrairement au champ de nom d'utilisateur, le champ de mot de passe n'est jamais stocké dans eRoom. Lors de l'enregistrement de la page d'informations sur le membre, ou lors de l'envoi de la boîte de dialogue de connexion au référentiel, le mot de passe n'est utilisé que pour valider le champ du nom d'utilisateur par rapport à tous les référentiels visibles au membre.

Remarque : Si vous effacez le champ du nom d'utilisateur pour Content Server, et enregistrez vos informations de membre eRoom, votre nom d'utilisateur de Content Server est supprimé pour tous les référentiels. Si vous accédez par la suite à un référentiel alors que ces champs ne sont pas complétés, vous êtes invité à indiquer votre nom d'utilisateur et votre mot de passe. Si la connexion réussit, votre nom d'utilisateur de Content Server est enregistré avec vos informations de membre eRoom, et il est validé pour ce référentiel ainsi que pour tous les référentiels qui vous sont visibles et pour lesquels vous disposez d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe identiques. A moins qu'il ne soit vide, le champ de nom d'utilisateur n'est toutefois jamais écrasé automatiquement lorsque vous spécifiez des informations de connexion différentes dans une boîte de dialogue de connexion à un référentiel.

• Société (facultatif)

• Adresse électronique : adresse électronique utilisée par eRoom pour contacter le membre.

• Compte de messagerie instantanée (avec eRoom Instant Messaging Integration Services uniquement) : si la messagerie instantanée est activée pour le site, les membres du groupe d'autorisation de la messagerie instantanée (disposant d'une autorisation de type peut être contacté via un message instantané) peuvent avoir un compte de messagerie (un seul) instantanée dans eRoom. Si vous pouvez modifier les informations sur un membre, les contrôles Nom de compte (champ texte) et Réseau (liste déroulante) sont affichés, ainsi qu'un bouton Test. Le bouton Test est visible uniquement pour les administrateurs de site et de communauté, les coordinateurs et les membres sur leur propre page d'informations sur les membres. Cliquez sur Test pour fournir au compte une identité eRoom, obtenir des informations de présence sur le compte et envoyer un message instantané au nom du compte sur le réseau sélectionné. Si vous ne pouvez pas modifier les informations sur un membre (par exemple, s'il est mappé à un champ LDAP, ou si vous ne disposez pas de droits de modification des informations sur ce membre), le nom du compte et le réseau apparaissent en lecture seule.
  
  Lorsque les informations du compte de messagerie instantanée sont fournies, l'icône de membre affichée en face du nom du compte peut apparaître dans les états potentiels suivants :
  
  en ligne
  
  inactif
  
  hors ligne
  
  inconnu

• Page Web (facultatif)

• Autres (facultatif), peut être renommé dans les paramètres du site.

• Fuseau horaire : fuseau horaire qu'un membre sélectionne lorsqu'il se connecte à un site pour la première fois.

• Bouton Modifier le mot de passe  : visible pour tous les membres de la communauté locale ayant l'autorisation de modifier leur mot de passe. Également visible pour les administrateurs et les membres ayant l'autorisation définir des mots de passe.

• Bouton Changer sa question personnelle : visible pour les membres de la communauté locale si l'option de récupération du mot de passe est activée pour le site.

• Authentification par [nom d'un répertoire des membres] : identifie la connexion de répertoire des membres externes à partir duquel le compte du membre a été créé et par rapport auquel le membre est authentifié dans les opérations de synchronisation de la liste des membres suivantes.

• Désactivé : identifie un membre qui ne peut pas se connecter. Un administrateur ou un membre disposant de l'autorisation "Peut modifier la liste des membres de la communauté peut cocher cette case pour retirer à un membre la possibilité de se connecter. Pour réactiver le membre, désélectionnez la case.

• Verrouillé : n'apparaît que lorsqu'un compte est verrouillé parce qu'un membre a fait trop de tentatives infructueuses de connexion, a dépassé le temps imparti pour la connexion ou a tenté à de trop nombreuses reprises de récupérer un mot de passe. La raison du verrouillage apparaît en regard d'une case à cocher Déverrouiller. Un administrateur ou un membre disposant de l'autorisation Peut modifier la liste des membres de la communauté peut désélectionner cette case pour déverrouiller le compte d'un membre.

• Date et heure auxquelles le membre a procédé à sa dernière connexion, ou Aucun(e) si le membre ne s'est jamais connecté.

• Autorisations : indique les autorisations dont dispose le membre, le cas échéant. Il s'agit des autorisations suivantes :

• Peut créer des eRooms

• Peut créer des groupes

• Peut être contacté via un message instantané (Instant Messaging Integration Services uniquement)

• Peut voir la liste des membres de la communauté

• Peut modifier la liste des membres de la communauté

• Peut définir des mots de passe

• Administrateur de communauté

• Administrateur de site

Les informations affichées dans la section Autorisations varient selon votre statut (administrateur ou membre ordinaire) et selon que vous consultez vos propres informations ou celles d'un autre membre.

Lorsqu'un membre dispose d'une autorisation en raison de son appartenance à un groupe, le texte (via le groupe <nom du groupe>) apparaît à la suite du nom de l'autorisation.

Si vous êtes administrateur de site et que vous consultez les informations relatives à un membre, vous pouvez cliquer sur Voir les autorisations pour toutes les communautés (bouton disponible uniquement pour les administrateurs de site) pour afficher un tableau répertoriant les autorisations du membre dans toutes les communautés dont il fait partie. Pour revenir à l'affichage des autorisations du membre dans sa communauté d'origine, cliquez sur Voir les autorisations pour la communauté native uniquement.

Voici les résultats de l'affichage de vos informations de membre personnelles :

Voici les résultats de l'affichage des informations relatives à un autre membre :

• Nombre d'eRooms auxquels le membre appartient, par communauté.

• Nombre de groupes auxquels le membre appartient.

Modification des informations relatives à un membre

La possibilité de modifier les informations relatives à un membre dépend de votre rôle, des autorisations dont vous disposez et des options de site et de communauté actives. Les tâches associées aux informations sur les membres et les conditions correspondantes sont résumées dans le tableau ci-dessous.

Remarque : la modification des autorisations d'un membre sur la page d'informations sur le membre ajoute ou retire le membre du groupe d'autorisations correspondant dans la communauté correspondante. L'inverse est vrai également(le changement d'appartenance à un groupe modifie les informations relatives au membre).

Groupes de membres

Les groupes eRoom réunissent plusieurs membres au sein d'un ensemble logique permettant d'y faire référence indirectement. Les groupes s'inscrivent dans le contexte des communautés. Les administrateurs et membres disposant de l'autorisation Peut créer des groupes ou Peut modifier la liste des membres de la communauté sont habilités à créer des groupes eRoom.

Groupes définis par l'utilisateur et prédéfinis

Les groupes peuvent être définis par l'utilisateur pour réunir des membres conformément à des règles organisationnelles ou fonctionnelles, par exemple. Supposez que vous réunissiez les vendeurs de votre société en un groupe et que vous ajoutiez ce groupe Ventes en tant que membre de tous les eRooms ayant un rapport avec les ventes. Si vous ajoutez chaque nouveau vendeur au groupe Ventes, il devient membre de tous les eRooms ayant un rapport avec les ventes. Les noms de groupe définis par l'utilisateur doivent être uniques seulement dans la communauté où ils sont créés.

eRoom réunit également des membres dans des groupes selon le type d'autorisation dont ils disposent et le type de leur communauté. Ces groupes sont dits prédéfinis car eRoom les crée automatiquement. Le nom des groupes prédéfinis n'entre pas en conflit avec celui des autres groupes de la même communauté. Il existe deux types de groupe eRoom prédéfini : les groupes avec autorisations et les groupes sans autorisation.

Groupes avec autorisation

Les groupes avec autorisations accordent des permissions spécifiques aux membres de ces groupes. Seuls les administrateurs de site peuvent modifier le groupe Administrateurs de site, mais les administrateurs de site et de communauté peuvent modifier tous les autres.

Remarque : le groupe prédéfini SecurID est un groupe d'autorisations applicable à l'ensemble du site permettant de spécifier quels sont les membres devant se connecter au moyen de RSA SecurID®. Ce groupe n'est accessible que depuis la liste des membres du site.

Groupes sans autorisation

Les groupes sans autorisation réunissent les membres en fonction de leur type d'appartenance à la communauté.

Propriétés du groupe

Outre les membres qu'il comporte, un groupe a également des propriétés, à savoir son nom, une liste Modifier des utilisateurs habilités à modifier la liste et les propriétés des membres, ainsi qu'à définir les autorisations dont ils disposent. Selon votre rôle et les autorisations dont vous disposez, vous pouvez modifier ces propriétés pour les groupes définis par l'utilisateur. En ce qui concerne les groupes sans autorisation, vous pouvez modifier leurs autorisations comme pour n'importe quel autre membre. Toutefois, aucune des propriétés des groupes avec autorisations n'est modifiable.  

Listes de membres

A tous les niveaux d'un site eRoom, les membres et les groupes sont organisés au sein de listes de membres.

Voir aussi : Utilisation des listes de membres pour plus d'informations sur la manière dont eRoom affiche les listes de membres, dont vous pouvez régler l'affichage des informations dans les listes de membres ainsi que la manière de trouver des membres dans des listes de membres longues.

Informations sur les listes de membres

Dans les listes de membres autres que les sélecteurs, les symboles figurant dans les colonnes sur la gauche des noms de membre (individuels et groupes) se présentent comme suit :

Les informations sur les membres sont les suivantes  :

Remarque : Remarque : selon les paramètres de personnalisation du champ de membre dans les paramètres du site, les champs suivants peuvent également apparaître dans les listes de membres : nom de connexion, adresse électronique et autres (éventuellement renommé).

Utilisation des listes de membres

Vous pouvez modifier l'ordre des entrées de la page Membres en cliquant sur l'intitulé d'une colonne, les entrées sont alors triées par ordre croissant ou décroissant selon les valeurs de la colonne.

Dans les listes de membres de communauté et eRoom (ou dans des listes de membres, des groupes et des rôles eRoom), les groupes et les membres individuels sont répertoriés dans des sections séparées que vous pouvez développer ou réduire.

Dans les listes de membres eRoom et de membres de groupe, vous pouvez afficher la liste sous forme de liste ordinaire montrant tous les membres, dont les membres des groupes (le nom de chaque groupe apparaît alors dans la colonne Via le groupe), ou sous forme de liste hiérarchique ne montrant que les membres de la liste explicites (autrement dit, ceux qui ne font pas partie d'un groupe). Dans une vue hiérarchique, vous voyez les membres des groupes dans les listes de groupes. Pour passer d'une vue ordinaire à une vue hiérarchique des listes de membres, cliquez sur Masquer les membres via-group. Pour inverser cette sélection, cliquez sur Afficher les membres via-group.

Voir aussi :

• Gestion des membres eRoom dans la rubrique Coordination d'un eRoom

• Gestion des membres d'une communauté

• Gestion des invités d'une communauté

• Gestion des membres en tant qu'administrateur de site

Listes de membres longues

De nombreuses entreprises utilisent un domaine  NT ou des répertoires LDAP pour gérer des milliers de comptes utilisateur. Comme eRoom intègre ces différents répertoires, les listes de membres d'eRoom peuvent être extrêmement longues. Lorsqu'elles atteignent une certaine taille, eRoom simplifie la navigation au moyen de pages à onglets de type Rolodextm et d'un formulaire de recherche, ou, dans le cas des listes les plus longues, d'un simple formulaire de recherche. eRoom fournit deux seuils incrémentiels (spécifiés dans les paramètres du site) au-dessus desquels les listes de membres sont sans cesse plus compactes afin de faciliter la navigation :

• Lorsqu'une liste de membres atteint une taille spécifiée comprise entre (le seuil initial est de 500, mais il est possible de le modifier dans les paramètres du site), eRoom divise la liste en pages à onglets de type Rolodex et fournit un formulaire de recherche que vous pouvez afficher ou masquer.  
  
  Les pages à onglets sont groupées par noms de famille (par ordre alphabétique ou sous les onglets personnalisés définis dans les paramètres du site) ; une page est réservée aux membres de la catégorie Autres, et une autre, aux groupes. Pour naviguer parmi les pages, cliquez sur les libellés d'onglet en haut de la page.

• Lorsqu'une liste de membres atteint une taille définie, entre 250 et 20 000 membres (le seuil initial est de 10 000, mais il est possible de le modifier dans les paramètres du site), eRoom affiche uniquement un formulaire de recherche. Dans le cas de ces listes très longues, il n'est pas possible de masquer le formulaire de recherche.

• Dans toutes les listes de membres longues, le formulaire de recherche comporte un bouton Plus d'options donnant accès à d'autres champs de recherche.

Limite du nombre de membres par page

Lorsqu'une page comporte plus de 500 membres (la limite par défaut, qui peut être modifiée dans les paramètres du site), eRoom la divise en pages secondaires à onglets. Ces onglets sont libellés avec des caractères correspondant au nom du premier et du dernier membre de chaque page secondaire.

Les intitulés d'onglet se présentent sous la forme Nom1- Nom2, où Nom1 et Nom2 sont les noms du premier et du dernier membre de la page ; ils sont séparés par un trait d'union. Par exemple, si le nom de famille du premier membre de la première page est Aarons et que celui du dernier membre est Adkins, l'onglet de la première page indique Aar-Adk. Si le nom de famille du dernier membre de la première page est Adams, et que celui du premier membre de la deuxième page est Adamson, l'onglet de la première page indique Aar-Adams, celui de la page deux, Adamso-Atk.

Pour naviguer parmi les pages secondaires à onglets, cliquez sur les liens correspondants en bas ou en haut des pages.

Les onglets de deuxième niveau des groupes sont créés de la même manière que pour les membres, à ceci près que les groupes prédéfinis possèdent leur propre onglet, qui apparaît toujours en premier. Cet onglet montre toujours tous les groupes prédéfinis, même si leur nombre dépasse le maximum de 500 par page. Par défaut, ces groupes sont triés par nom dans l'ordre alphabétique, avec un tri secondaire par nom de communauté.

Recherche dans des listes de membres longues

Utilisez le formulaire de recherche de membre pour filtre une liste longue, afin de n'afficher que les membres ou les groupes répondant à vos critères.

Pour rechercher et sélectionner des membres ou des groupes dans une liste longue :

1. Cliquez sur Afficher la recherche dans la barre d'outils, si elle est présente, en haut d'une liste de membres longue (ou d'un sélecteur de membre, comme lorsque vous supprimez des membres ou envoyez une alerte). Dans le cas des listes longues, le formulaire de recherche est toujours affiché.

2. Dans le formulaire de recherche simple, sélectionnez Nom pour trouver un membre d'après son nom, ou Groupes (dans une communauté ou sur un site) ou Groupes/rôles (dans un eRoom) pour trouver des groupes ou des rôles particuliers.
   
   Alternativement, dans le formulaire de recherche développé qui apparaît lorsque vous cliquez sur Plus d'options dans le formulaire abrégé, spécifiez les critères de recherche comme suit :

• Sélectionnez Personnes pour rechercher des membres particuliers. Utilisez n'importe quelle combinaison des champs de recherche suivants : Nom d'affichage, Prénom, Nom et Société. Selon les paramètres de personnalisation du champ de membre dans les paramètres du site, les champs suivants peuvent également servir de critères de recherche : Nom de connexion, Adresse électronique et Autres (éventuellement renommé). Pour limiter votre recherche de personnes à des rôles prédéfinis spécifiques, vous pouvez sélectionner l'une des valeurs suivantes dans la liste déroulante Quels membres ? : Tous, Coordinateurs, Participants, Observateurs.

• Choisissez Groupes (dans une communauté ou sur un site) ou Groupes/Rôles (dans un eRoom) pour rechercher des groupes ou des rôles particuliers.

3. Entrez le nombre de critères de recherche nécessaire pour filtrer la liste de membres. Plus vous spécifiez de critères de recherche, plus la recherche est précise et moins les résultats sont nombreux.

• Dans les zones de texte, vous pouvez utiliser le caractère générique astérisque (*) à la fin d'une chaîne pour remplacer n'importe quel caractère.

• L'astérisque est implicite lors de la saisie partielle d'un nom. Par exemple, si vous saisissez A dans la zone Nom, la recherche porte sur tous les membres dont le nom commence par un A (comme Abbott, Ackerman et Ahearn). Si vous saisissez Ad, la recherche porte sur les membres portant un nom tel qu'Adams, Adelmann, Adolphson, etc.

• Si les champs Nom de connexion ou Adresse de messagerie sont disponibles dans le formulaire de recherche, vous pouvez spécifier plusieurs valeurs dans leur zone de texte. Il suffit de séparer les valeurs avec des points-virgules (;).

4. Une fois que vous avez spécifié vos critères, cliquez sur Rechercher pour filtrer la liste ou le sélecteur de membres.
   
   eRoom recense uniquement les membres répondant à vos critères. Dans une liste de membres, cliquez sur le nom d'un membre pour afficher les informations associées ; cliquez sur le nom d'un groupe pour afficher les membres qui le composent.

5. Pour agir sur les membres dans un sélecteur, cochez les cases correspondantes.
   
   Lorsque vous parcourez les pages d'un sélecteur de membres (complet ou filtré), eRoom conserve une liste de ceux que vous sélectionnez dans la zone Membres sélectionnés au bas de la page. Les sélections de membres restent identiques dans toute la liste.

6. Pour sélectionner tous les membres sous tous les onglets, cliquez sur Sélectionner tout.

Remarque : les résultats de recherche de membres sont limités à 5000. Si votre recherche renvoie plus de 5000 résultats, ajoutez des critères pour affiner les résultats. S'il y a moins de 5000 résultats, eRoom les répartit parmi des pages secondaires, en appliquant le plus bas des deux seuils de liste de membres longue pour déterminer le nombre de membres par page. A la place des onglets de type Rolodex, eRoom crée des onglets pour les pages secondaires de résultats sous la forme Nom1-Nom2 décrite plus haut. Dans les résultats de recherches de groupes, eRoom affiche les groupes prédéfinis en premier, triés alphabétiquement par nom, suivis des groupes de membres, également triés alphabétiquement par nom.

Gestion des membres d'une communauté

Les membres sont gérés au niveau de la communauté (ajout/suppression de membres et de groupes, ajout/suppression de connexions à des répertoires et ajout/suppression d'invités). La possibilité de modifier les membres appartenant à une communauté dépend de votre rôle, des autorisations dont vous disposez et des options de communauté actives. Ces actions et ces conditions sont résumées ici.

Gestion des membres et des groupes locaux

Tous les membres ont besoin d'un mot de passe pour se connecter au site. Vous pouvez créer de nouveaux membres locaux avec ou sans mot de passe : cela dépend du paramètre du site de celui qui peut créer les mots de passe initiaux des membres.

• Lorsque les mots de passe initiaux des membres sont fournis par leur créateur un par un, vous devez entrer un mot de passe pour chaque nouveau membre que vous créez.   

• S'ils sont fournis par leur créateur ou par les membres, la création par lot étant disponible, et que vous créez les membres un par un, vous pouvez choisir de définir les mots de passe au moment de la création ou de laisser chaque membre le faire individuellement. Les membres n'ayant pas le mot de passe initial fourni par leur créateur doivent demander à un administrateur de le définir afin de pouvoir se connecter ou recevoir une invitation pour un eRoom, leur permettant de définir eux-mêmes leur mot de passe et de se connecter.

• Lorsque les mots de passe initiaux sont fournis par les créateurs des membres ou les membres eux-mêmes, la création par lot étant disponible, et que vous créez plusieurs membres à la fois (création par lot), vous ne pouvez pas définir leur mot de passe au moment de la création. Dans ce cas, vous pouvez inviter ces membres sur le site, lors de leur création, demander à un administrateur de définir leur mot de passe pour la connexion ou ajouter les nouveaux membres à des eRooms et ensuite les inviter.

Voir aussi :

• Récupération du mot de passe pour savoir comment les membres locaux peuvent choisir une question personnelle et fournir la réponse afin qu'eRoom les aide à l'avenir à récupérer des mots de passe oubliés.

• Règles s'appliquant aux mots de passe pour les membres locaux pour plus de détails sur les paramètres déterminant le changement de mot de passe des membres locaux de votre site (et sa fréquence).

Pour créer des membres locaux un par un :

1. Ouvrez la liste des membres de la communauté et cliquez sur Nouveau membre.
   
   Ou, depuis un sélecteur de membres au niveau communauté, tel que la page Sélectionner les membres, si vous ajoutez des membres à un groupe, vous pouvez cliquer sur Nouveau membre.
   
   La page d'informations sur le membre s'ouvre.

2. Si les créateurs des membres doivent fournir des mots de passe initiaux pour les nouveaux membres de votre site, entrez un mot de passe (à vérifier deux fois).
   
   Ou, si les créateurs ou les membres eux-mêmes peuvent fournir les mots de passe initiaux de votre site, les zones de mot de passe sont précédées de l'option Permettre au membre de choisir lui-même son mot de passe (invitation requise).

• Si vous laissez cette case cochée, vous ne pouvez pas entrer de mot de passe dans les zones.

• Si vous la désélectionnez, vous pouvez entrer un mot de passe.

3. Complétez la page d'informations sur le membre puis cliquez sur OK ou Ajouter autre pour chaque nouveau membre.
   
   Lorsque vous retournez à la liste des membres de la communauté ou au sélecteur de membres au niveau communauté, les nouveaux membres sont affichés comme habituellement.

• Les nouveaux membres dépourvus de mot de passe doivent être ajoutés à un eRoom (par un coordinateur ou administrateur) et être alors invités de sorte qu'ils puissent définir leur mot de passe et se connecter.

• Les nouveaux membres ayant un mot de passe peuvent se connecter au site et accéder à leur page Mes eRooms ou à tout eRoom auquel ils appartiennent (pas d'invitation requise).

 Pour créer un lot de nouveaux membres locaux :

1. Ouvrez la liste des membres de la communauté et cliquez sur Nouveaux membres...
   
   Ou, depuis un sélecteur de membres au niveau communauté, tel que la page Sélectionner les membres, si vous ajoutez des membres à un groupe, vous pouvez cliquer sur Nouveaux membres...
   
   La page Nouveaux membres, étape 1 sur 2 s'ouvre.

2. Indiquez une adresse électronique pour chaque nouveau membre à créer puis cliquez sur Suivant.

3. Dans la page Nouveaux membres, étape 2 sur 2 de l'assistant, changez les valeurs ci-après pour chaque nouveau membre (les valeurs par défaut sont reprises des adresses électroniques entrées lors de la première étape).

• Adresse électronique

• Nom de connexion

• Nom d'affichage

• Prénom

• Deuxième prénom

• Nom

• Initiales

4. Dans la page Confirmation, choisissez d'envoyer les invitations au site maintenant ou d'attendre que les membres soient ajoutés à un eRoom et les inviter alors.

• Si vous optez pour l'envoi d'invitations à tous les nouveaux membres immédiatement, ils reçoivent les invitations sur le site par e-mail. Dans ce cas, en cliquant sur le lien de l'invitation, ils peuvent se connecter, définir leur mot de passe et accéder à la page Mes eRooms, leur permettant d'être reliés aux eRooms auxquels ils ont déjà été ajoutés.

• Si vous préférez envoyer les invitations ultérieurement, chaque nouveau membre doit être ajouté à un eRoom, puis il faut lui envoyer une invitation. Dans ce cas, en cliquant sur le lien de l'invitation, ils peuvent se connecter et définir leur mot de passe avant d'accéder à leur eRoom.

5. Si vous envoyez les invitations maintenant, la page Message envoyé s'affiche. Sinon, vous retournez à la liste des membres de la communauté ou au sélecteur de membres au niveau communauté, affichant les nouveaux membres comme habituellement.

Pour créer des groupes locaux :

1. Ouvrez la liste des membres de la communauté et cliquez sur Nouveau groupe. (Si vous disposez d'une autorisation de type Peut créer des groupes, mais que vous n'êtes pas administrateur ni coordinateur, vous pouvez ouvrir la liste des membres de la communauté à partir de votre page Mes eRooms.)
   
   Si vous ajoutez des membres à un groupe, vous pouvez cliquer sur Nouveau groupe dans la page Sélectionner les membres.

2. Saisissez le nom du nouveau groupe et cliquez sur OK.

3. Dans la page Membres du groupe (vide au départ pour un nouveau groupe), cliquez sur Ajouter pour ouvrir la page Sélectionner les membres.

4. Recherchez ou sélectionnez les membres que vous souhaitez faire figurer dans le groupe.
   
   Lorsque vous ajoutez des membres à un groupe et que vous créez un groupe à partir de la page Sélectionner les membres, ce groupe est initialement vide. Vous pouvez toujours ajouter le groupe vide au groupe auquel vous ajoutez des membres. Il vous suffit d'ajouter ensuite des membres au groupe vide.

5. Cliquez sur OK lorsque vous avez ajouté tous les membres souhaités.
   
   Répétez cette procédure pour chaque groupe à créer.

Voir aussi : Pour créer un groupe et l'ajouter comme membre de votre eRoom pour savoir comment un coordinateur d'eRoom disposant de l'autorisation Peut modifier la liste des membres de la communauté peut créer un groupe afin d'ajouter des membres à l'eRoom.

Pour supprimer des membres ou des groupes locaux :

1. Ouvrez la liste des membres de la communauté et cliquez sur Supprimer pour ouvrir la page Sélectionner les membres (sélecteur de membre de la communauté), qui répertorie tous les membres et groupes locaux, invités inclus. 

2. Vous pouvez alors soit rechercher, soit sélectionner les membres ou groupes que vous souhaitez retirer.
   
   Sinon, pour supprimer tous les membres et groupes locaux, cliquez sur Supprimer tout dans la page Sélectionner les membres.
   Avant qu'eRoom supprime les membres ou les groupes, vous devez cliquer sur OK pour confirmer les suppressions. eRoom met alors la liste des membres à jour.

Remarque : dans la liste des membres de la communauté, vous pouvez cliquer sur l'icône de suppression () en regard du nom du membre ou du groupe que vous voulez supprimer de la liste.

Pour ajouter des membres de groupe locaux ou en supprimer :

1. Ouvrez la liste des membres de la communauté et cliquez sur le nom du groupe dont vous souhaitez modifier les membres.  

2. Dans la page Membres du groupe, cliquez sur Ajouter ou sur Supprimer pour ouvrir la page Sélectionner les membres.

3. Recherchez ou sélectionnez les membres ou les groupes à ajouter ou à supprimer, puis cliquez sur OK.
   
   (Avant de supprimer des membres ou des groupes d'un groupe, eRoom vous demande confirmation.)

Remarque : dans la page Membres d'un groupe, vous pouvez cliquer sur l'icône de suppression () en regard du nom du membre ou du groupe que vous voulez supprimer.

Pour modifier les membres ou les propriétés d'un groupe local :

1. Ouvrez la liste des membres de la communauté et cliquez sur le nom du groupe dont vous souhaitez modifier les membres ou les propriétés.

2. Dans la page Membres du groupe, cliquez sur .

3. Dans la page Modifier le groupe, modifiez les propriétés selon vos besoins.

Les propriétés d'un groupe sont les suivantes :

Gestion des invités d'une communauté

Les membres d'un site peuvent faire partie de plusieurs communautés, chacun ne possédant qu'une communauté racine. L'appartenance à d'autres communautés n'est possible qu'en tant qu'invité. Vous pouvez gérer les invités des communautés en fonction de votre rôle et de vos autorisations, ainsi que l'état de confidentialité de chaque communauté (public, privé, limité). Les tâches associées aux invités sont résumées ci-dessous :

Pour ajouter des invités :

Ouvrez la liste des membres de la communauté et cliquez sur Ajout d'un invité.

• Si le site comporte plusieurs autres communautés publiques, la page Sélection d'une communauté s'ouvre.

• Pour trouver les invités d'une communauté particulière, sélectionnez le nom de celle-ci dans la liste et cliquez sur OK. La liste des membres de la communauté s'ouvre, vous permettant d'effectuer votre sélection.

• Pour trouver un membre de site particulier, cliquez sur Ajouter un invité par nom. Dans la page Ajout d'un invité par nom, saisissez le nom de connexion du membre (et non un nom d'affichage tel que le prénom ou le nom de famille) puis cliquez sur OK. Si eRoom trouve un membre de site correspondant au nom de connexion spécifié, cliquez sur OK pour l'ajouter en tant qu'invité.

• S'il n'existe qu'une autre communauté publique, sa liste de membres s'ouvre, vous permettant d'effectuer votre sélection.

• S'il existe une seule autre communauté publique, mais au moins une autre communauté limitée, la page Sélection d'une communauté s'ouvre. Vous pouvez cliquer sur OK pour sélectionner la communauté publique ou cliquer sur Ajouter un invité par nom pour rechercher un membre particulier d'une communauté limitée.

• En l'absence d'autres communautés publiques ou limitées, vous ne pouvez ajouter des invités que si vous êtes administrateur de site.

Pour retirer des invités :

Vous supprimez des invités de la même manière que des membres et groupes locaux.

Gestion des membres en tant qu'administrateur de site

En tant qu'administrateur de site, vous pouvez déplacer des membres de communauté et des groupes (et non des membres importés au moyen de connexions à des répertoires) puis fusionner les comptes en double.

Pour déplacer des membres locaux d'une communauté vers une autre :

1. Ouvrez la liste des membres de la communauté et cliquez sur Déplacer des membres.

2. Dans la page Sélection des membres (sélecteur de membres de la communauté), où sont recensés tous les membres et groupes locaux (invités inclus), vous devez rechercher ou sélectionner les membres ou groupes que vous souhaitez déplacer.
   
   Sinon, pour sélectionner tous les membres et groupes locaux, cliquez sur Sélectionner tout dans la page Sélectionner les membres.

3. Cliquez sur Suivant.

4. Dans la page Sélection d'une communauté, sélectionnez la communauté vers laquelle vous souhaitez déplacer les membres sélectionnés.

5. Cliquez sur Suivant et confirmez que vous souhaitez déplacer les membres sélectionnés vers la communauté sélectionnée.

6. En cas de conflit entre les noms de groupe, choisissez si vous souhaitez arrêter le déplacement ou que eRoom rende les noms uniques. Si vous effectuez le déplacement, lorsque vous cliquez sur OK, eRoom renomme les groupes déplacés afin de les rendre uniques en ajoutant _n ("n étant un nombre) à chaque nom de groupe correspondant à un nom de groupe dans la nouvelle communauté.

Lorsque vous déplacez des membres/groupes :

• eRoom supprime les membres sélectionnés de la liste de membres de la communauté actuelle et les ajoute à la liste de membres de la communauté sélectionnée. Toutes les références à la communauté des membres changent afin de faire référence à la nouvelle communauté.

• Si un groupe déplacé fait référence à un groupe intégré (directement ou non), les membres sont déplacés ; toutefois, les groupes intégrés proprement dits et les références ne sont pas déplacés vers la nouvelle communauté. Les autorisations ne sont pas déplacées vers la communauté en même temps que les membres/groupes.
  
  Par exemple : Le groupe Managers de la communauté A contient le groupe d'autorisation Peut modifier la liste des membres. Si vous déplacez le groupe Managers vers la communauté B, les membres du groupe d'autorisations Peut modifier la liste des membres, mais pas le groupe lui-même, sont déplacés avec le groupe Managers vers la communauté B ; toutefois, ils ne possèdent plus l'autorisation Peut modifier la liste des membres.

• Les invités déplacés deviennent des membres natifs de la nouvelle communauté.

• Les membres sont déplacés vers la nouvelle communauté avec les groupes auxquels ils appartiennent.

• Si vous déplacez un groupe de répertoires, le répertoire est déconnecté de la communauté actuelle et reconnecté à la nouvelle.

Une fois le déplacement effectué, vous revenez à la page de la liste des membres de la communauté initiale.

Pour fusionner des comptes en double :

1. Ouvrez la liste des membres du site et cliquez sur Fusionner des membres.
   
   La page Sélection des membres s'ouvre, affichant tous les comptes en double (membres individuels uniquement), y compris les membres supprimés et les membres des communautés supprimées et des connexions aux répertoires.

2. Sélectionnez deux ou plusieurs comptes à fusionner, y compris celui auquel vous souhaitez les fusionner, puis cliquez sur Suivant.
   
   La page Sélection des membres s'ouvre et affiche les membres que vous avez sélectionnés.

3. Dans la liste des membres que vous avez sélectionnée, choisissez celui où vous souhaitez fusionner tous les comptes sélectionnés. Ce compte devient alors le compte "survivant".

4. Cliquez sur Suivant.

5. Sur la page Fusionner des membres, confirmez que tous les comptes recensés seront purgés du site et fusionnés avec le membre survivant que vous avez sélectionné.

Lorsque vous fusionnez deux ou plusieurs comptes :

• eRoom rejette les informations de connexion en double (nom de connexion, adresse de messagerie, mot de passe) tout en conservant uniquement les informations du compte fusionné.

• Tout groupe, eRoom ou communauté qui faisait référence à des doublons fait désormais référence au compte fusionné restant.

• Le compte fusionné

• devient un invité des communautés natives des doublons, si ce n'est déjà le cas.

• prend les droits d'accès des doublons (le cas échéant) sur les éléments eRoom  

• prend les rôles et autorisations des doublons.

• Les doublons sont supprimés définitivement de la liste des membres du site et ils ne sont plus disponibles pour une fusion.