Remarque : un administrateur de site peut accorder ou révoquer ces autorisations individuellement sur la page d’informations sur le membre d’un administrateur de communauté.Cette rubrique contient les sections suivantes :
Toute communauté eRoom est un site qui fait lui-même partie d’un site eRoom. Votre site peut comporter une ou plusieurs communautés. Chaque communauté regroupe des membres et/ou des domaines, et il est possible de l’isoler à des fins de confidentialité.
Tous les membres d’un eRoom font partie d’une communauté racine, mais ils peuvent être invités par d’autres communautés du site. Chaque domaine fait partie d’une communauté, mais les communautés peuvent englober plusieurs domaines. Tous les rôles et autorisations définis dans la communauté disposent d’un accès partagé à tous les domaines de celle-ci.
Les administrateurs de communauté font partie d’un groupe d’autorisations que les administrateurs de site affectent aux membres par communauté. Les administrateurs de site et de communauté peuvent déléguer l’administration d’une communauté aux autres membres de celle-ci en les ajoutant au groupe Administrateurs de communauté. Les membres de ce groupe ont les autorisations suivantes :
Remarque : un administrateur de site peut accorder ou révoquer ces autorisations individuellement sur la page d’informations sur le membre d’un administrateur de communauté.
Les paramètres de la communauté (accessibles via la page Mes eRooms ou une URL) comportent les catégories de paramètres suivants pour l’administration de votre communauté :
Les actions des boutons OK, Annuler et Appliquer présents sur chaque page sont répercutées sur l’ensemble des paramètres d’une communauté.
OK enregistre toutes les modifications et réaffiche la page Mes eRooms.
Annuler annule toutes les modifications et réaffiche la page Mes eRooms.
Appliquer enregistre toutes les modifications mais laisse la page des paramètres de communauté ouverte.
Si vous passez de la page des paramètres de la communauté à une autre (en cliquant sur un lien dans la colonne de gauche), vos modifications sont mémorisées dans votre eRoom, mais appliquées seulement lorsque vous cliquez sur OK ou sur Appliquer. Toutefois, si vous ne cliquez pas sur OK ou sur Appliquer avant d’exécuter l’une des actions suivantes, eRoom annule vos modifications (dans ce cas, un message vous invite à confirmer votre choix) :
vous accédez à la liste des membres d’une communauté ;
vous accédez à la page des paramètres d’un domaine ;
vous accédez aux paramètres du site (administrateurs de site seuls).
Remarque : dans les pages Paramètres de la communauté, vous pouvez modifier un paramètre en cliquant sur l’objet de sélection (bouton radio ou case à cocher, par exemple) ou sur l’étiquette texte correspondants.
Si vous devez changer le nom d’une communauté, saisissez le nouveau nom dans la zone Nom.
Ces paramètres sont hérités des valeurs par défaut du site, et seul l’administrateur du site est habilité à les modifier.
Option |
Si activée (case cochée) |
Paramètre initial |
|
Des membres peuvent être créés dans la communauté. Sinon, lorsque ce paramètre est désactivé, seuls les invités et les membres de répertoires externes sont autorisés dans la communauté et toute l’interface utilisateur de création de nouveaux membres est désactivée. |
Activée | |
|
nécessitent l’utilisation des adresses électroniques comme noms de connexion |
Les nouveaux membres locaux et tous les membres externes doivent avoir une adresse électronique et l’utiliser comme nom de connexion. Si ce paramètre est activé et qu’il existe déjà des membres locaux, ces utilisateurs peuvent toujours utiliser leur nom de connexion pour accéder au site. Toutefois, les membres externes existants doivent utiliser leur adresse de messagerie comme nom de connexion à la suite d’une synchronisation du répertoire des membres (effectuée par eRoom lorsque vous ajoutez ou modifiez une connexion à un répertoire de membres externes dans la communauté). Il est possible de modifier ce paramètre au niveau de la communauté. |
Désactivée |
|
Active les réunions en temps réel dans les espaces eRoom du site. Si ce paramètre est activé au niveau du site, il est possible de le désactiver au niveau de la communauté. |
Activée |
Si vous disposez de eRoom Enterprise et si, en tant qu’administrateur de communauté, vous avez l’autorisation de définir une connexion au serveur de contenu dans votre communauté, vous pouvez spécifier les membres autorisés à créer et à modifier des liens vers le serveur de contenu en tant que membres dans le rôle de participants ou, à un niveau supérieur, de coordinateurs uniquement, ou d’administrateurs de communauté uniquement.
Remarque : si seuls les administrateurs peuvent créer et modifier des liens vers le serveur de contenu, les membres de communauté assumant un rôle de coordinateur ou de niveau inférieur ne peuvent pas créer ou modifier des fichiers liés au serveur de contenu. Dans ce cas, les membres peuvent continuer à modifier les fichiers proprement dits s’ils disposent des droits d’accès appropriés.
Ces autorisations sont accordées aux administrateurs de communauté au niveau du site. Seuls les administrateurs de site peuvent les modifier individuellement pour les communautés concernées.
Autorisation |
Si activée (case cochée) |
Paramètre initial |
|
Les administrateurs de communauté peuvent créer et importer des domaines eRoom vers leurs communautés. |
Activée | |
|
Les administrateurs de communauté peuvent créer et modifier des connexions à un répertoire externe de membres. |
Désactivée | |
|
Les administrateurs et les coordinateurs de communauté (avec l’autorisation de modification de la liste des membres de la communauté) peuvent ajouter des membres invités à la liste des membres de la communauté, ou en retirer des membres invités. |
Activée | |
|
Les administrateurs de communauté peuvent renommer des domaines eRoom dans leurs communautés. |
Activée | |
|
Les administrateurs de communauté peuvent reconstituer manuellement les index de domaine eRoom (pour rechercher du contenu eRoom) dans leurs communautés. Sinon, un traitement en arrière-plan s’exécute automatiquement, en fonction des paramètres du Planificateur. |
Activée | |
|
Les administrateurs de communauté peuvent changer la limite de taille par défaut des nouveaux espaces eRoom dans leurs communautés. |
Désactivée | |
|
Les administrateurs de communauté peuvent
Lorsque cette autorisation est désactivée (case non cochée), les communautés doivent obligatoirement utiliser la connexion au serveur de contenu pour l’ensemble du site et quiconque dispose de droits d’accès appropriés au serveur de contenu peut créer et modifier des liens avec celui-ci. |
Désactivée |
Indiquez si le nom de la société des auteurs doit apparaître à côté de leur nom de membre lorsqu’ils rédigent des commentaires sur des pages eRoom.
Comptes rendus de modification : déterminez si les eRooms de cette communauté peuvent être surveillées au moyen de rapports de modification par courrier électronique. En principe, la seule raison de désactiver cette fonctionnalité est de moins solliciter un serveur lent.
Corbeilles : spécifiez si les eRooms de cette communauté peuvent utiliser des corbeilles. Si vous activez cette option, les éléments supprimés dans les eRooms comportant une Corbeille ne sont pas supprimés définitivement, mais transférés vers la corbeille correspondante. Une option permet aux coordinateurs de désactiver la corbeille au niveau de chaque eRoom.
Boîtes de réception : déterminez si les eRooms de cette communauté autorisent la création de nouvelles boîtes de réception. Ce paramètre n’est activé que s’il est permis de créer de nouvelles boîtes de réception sur le site (option des Paramètres du site). Décocher cette case empêche la création de nouvelles boîtes de réception pour l’ensemble de la communauté. Les boîtes de réception existantes continuent toutefois d’être opérationnelles même si les membres ne peuvent pas en créer d’autres.
Si les administrateurs de communauté disposent de l’autorisation de modifier les limites de taille des eRooms, vous pouvez spécifier une limite de taille (en Mo) pour les nouveaux eRooms de la communauté ou ignorer une limite de taille par défaut existante.
Si vous spécifiez un seuil de taille et cliquez sur Applicable aux eRooms existants, les membres de tout eRoom au-dessus de cette limite seront dans l’impossibilité de créer de nouveaux éléments ou fichiers tant que la taille de l’eRoom n’aura pas été déclarée inférieure à cette limite.
Spécifiez le paramétrage initial de réception des messages de notification par les membres de la communauté eRoom, soit au format HTML, soit au format Texte brut. Les membres peuvent modifier ce paramètre pour tout eRoom ou élément pour lequel ils ont choisi de recevoir des comptes rendus de modification.
Si vous cochez la case Protection des fichiers, les seuls membres habilités à supprimer un fichier suivi par version ou à désactiver le suivi des versions d’un fichier sont le coordinateur et les administrateurs de l’eRoom. Lorsque la protection des fichiers est désactivée, vous pouvez également spécifier que les versions des nouveaux fichiers font toujours l’objet d’un suivi (et l’option correspondante est désactivée sur la page Ajout d’un fichier).
Votre communauté est publique, limitée ou privée. Seuls les administrateurs de site sont habilités à indiquer le niveau de confidentialité d’une communauté.
Public : la communauté et ses membres figurent dans la liste des membres du site. Les membres peuvent être choisis en tant qu’invités d’autres communautés.
Limité : la communauté et ses membres n’apparaissent pas dans la liste des membres du site, mais il est possible d’ajouter ses membres par nom en tant qu’invités d’autres communautés.
Privé : la communauté et ses membres ne figurent pas dans la liste des membres du site, et ses membres ne peuvent pas être ajoutés en tant qu’invités d’autres communautés.
Remarque : si la liste des membres de votre communauté est confidentielle, votre communauté doit être privée pour garantir cette confidentialité. Dans le cas contraire, lorsque les administrateurs des autres communautés ajoutent des invités dans leurs communautés, ils peuvent toujours accéder à votre liste de membres (ou rechercher le nom de certains membres), même si vous avez explicitement supprimé l’autorisation peut voir la liste des membres pour un invité de votre communauté qui s’avère être également l’administrateur d’une autre communauté sur votre site.
Chaque espace eRoom peut inclure un logo personnalisé, en haut de chaque page. Si tel n’est pas le cas, eRoom affiche à la place le logo (bannière) par défaut. Vous pouvez spécifier pour les eRooms de la communauté une autre bannière par défaut que celle proposée par eRoom. Pour ce faire, cochez la case Utiliser une bannière par défaut personnalisée, puis cliquez sur Parcourir pour rechercher et sélectionner le fichier .gif ou .jpg à utiliser.
Remarque : la taille par défaut de l’espace alloué à la bannière est de 600 pixels de large sur 36 pixels de haut. Cependant, certaines variables de personnalisation de l’interface utilisateur permettent de définir une bannière personnalisée d’une taille différente.
La création de liens au serveur de contenu dans votre communauté est activée lorsque la case à cocher Utiliser une connexion au serveur de contenu dans cette communauté est sélectionnée.
Si les paramètres du site qui autorisent les administrateurs d’une nouvelle communauté à définir une connexion au serveur de contenu sont activés lors de la création de la communauté, ces derniers peuvent utiliser la connexion de l’ensemble du site, aucune connexion (en décochant la case Utiliser une connexion au serveur de contenu dans cette communauté), ou créer une connexion de communauté.
Si l’autorisation de type Définir une connexion au serveur de contenu est désactivée lors de la création de la communauté, seuls les administrateurs de site sont habilités à modifier les paramètres du serveur de contenu. Dans ce cas, et si une connexion Content Server est définie par défaut pour l’ensemble du site, les communautés doivent obligatoirement utiliser celle-ci, sauf si un administrateur désactive l’option Utiliser une connexion au serveur de contenu dans cette communauté.
Sélectionnez Utiliser la connexion au serveur de contenu par défaut de ce site.
Pour choisir un sous-ensemble des référentiels disponibles, cliquez sur Filtrer pour ouvrir la page Filtrage des référentiels. Vous pouvez soustraire des référentiels à ceux qui sont disponibles au moyen de la connexion par défaut du site, mais pas en ajouter. Quand vous cliquez sur OK, les noms des référentiels sélectionnés s’affichent en regard du libellé Référentiels disponibles .
Sélectionnez l’option Définir une connexion au serveur de contenu dans cette communauté.
Spécifiez le nom de connexion et le mot de passe du compte serveur de contenu dédié (avec des privilèges de super utilisateur pour chaque référentiel sélectionné) utilisé par eRoom.
Cliquez sur le bouton Test pour vérifier si le mot de passe et le nom du compte sont valides pour tous les référentiels sélectionnés. La page Test des référentiels affiche ces résultats.
Remarque : le changement de ce compte pour le site ou la communauté signifie que les notifications d’événements des fichiers liés existants doivent être mises à jour sur le serveur de contenu afin de permettre la synchronisation des dossiers liés.
Lorsque vous changez ce compte, eRoom affiche l’avertissement suivant : « Le compte du serveur de contenu pour l’administration d’eRoom a changé. Le contenu lié au serveur de contenu existant doit être mis à jour pour continuer à fonctionner correctement. À partir d’une ligne de commande, saisissez : ‘ERDMReconciler -e’. Notez que la durée de cette mise à niveau peut être très longue. »
ERDMReconciler.exe se trouve dans le sous-répertoire du serveur eRoom, qui doit se trouver sur le chemin s’il n’est pas dans le répertoire en cours.
S’il existe un grand nombre de fichiers liés, l’exécution de cette commande peut nécessiter des heures. C’est la raison pour laquelle eRoom n’exécute pas cette commande automatiquement, mais laisse le choix aux administrateurs. Par exemple, il se peut que vous décidiez d’exécuter cette commande en dehors des heures de pointe. Toutefois, n’oubliez pas qu’entre le moment du changement de compte du serveur de contenu et l’exécution d’ERDMReconciler, il se peut qu’eRoom ne synchronise pas correctement les fichiers ajoutés ou supprimés des dossiers liés.
Pour configurer le docbroker principal et (facultativement) les docbrokers de secours de la communauté, cliquez sur Modifier pour ouvrir la page de configuration des docbrokers. Spécifiez simplement un docbroker principal ; par défaut, celui-ci est lu à partir du fichier de paramètres DFC. Si vous voulez spécifier plusieurs Docbrokers de secours, entrez-en un par ligne dans la zone de texte. Utilisez la syntaxe nomDocbroker:numéroPort. Pour spécifier le port par défaut (1489), n’indiquez pas de numéroPort. Quand vous cliquez sur OK, le bouton Filtre est activé pour spécifier les référentiels disponibles pour le site.
Pour sélectionner les référentiels que vous souhaitez rendre disponibles pour les eRooms de votre communauté, cliquez sur Filtrer pour ouvrir la page Filtrer les référentiels. Si vous laissez la case (nouveaux référentiels) décochée, seuls les référentiels que vous sélectionnez sont disponibles (exemple). Inversement, si vous cochez la case (nouveaux référentiels), vous rendez tous les référentiels disponibles, à l’exception de ceux que vous ne sélectionnez pas (exemple), y compris tous les nouveaux référentiels rendus disponibles par la suite par le DocBroker en cours d’utilisation.
Quand vous cliquez sur OK, les noms des référentiels sélectionnés s’affichent en regard du libellé Référentiels disponibles .
Indiquez l’URL de bureau Web facultative (Documentum Content Server et Documentum Webtop versions 5.1 et supérieures, Internet Explorer uniquement) et/ou l’URL de WebPublisher. Cela a pour effet d’activer les commandes Accès au serveur de contenu et Propriétés du contenu des menus contextuels, qui donnent accès au client Webtop ou WebPublisher.
Si une URL de client Documentum est spécifiée pour votre site ou la connexion au serveur de contenu de votre communauté, vous pouvez permettre aux membres d’accéder à la page de recherche de ce serveur à partir d’eRoom en cochant la case « Show a link to the Content Server’s search page on the eRoom’s site search page » (Afficher un lien vers la page de recherche du serveur de contenu sur la page de recherche du site eRoom).
Sélectionnez l’URL que la recherche sur le serveur de contenu doit utiliser : URL Webtop/DAM ou URL WebPublisher.
Spécifiez le référentiel pour les membres d’eRoom utilisant la fonction de recherche sur Content Server.
Sélectionnez une étiquette facultative pour le lien vers cet emplacement qui apparaît sur la page Rechercher dans tous les eRooms. Sinon, eRoom utilise le nom du référentiel.
Si vous avez spécifié une URL de client Documentum pour la connexion au serveur de contenu de votre site, l’administrateur du site peut exiger que les membres spécifient certaines propriétés obligatoires pour des types de fichier spécifiques associés au serveur de contenu à partir d’eRoom. Si la case Lorsque les fichiers sont liés au serveur de contenu, il faut obligatoirement définir leurs propriétés est cochée, le composant Propriétés WDK s’ouvre dans une nouvelle fenêtre pour chaque fichier en question au cours du processus de liaison.
Si votre communauté utilise sa propre connexion au serveur de contenu, il est possible de définir cette option pour l’ensemble de la communauté.
Pour indiquer les types de document comportant des propriétés obligatoires, cliquez sur Choisir et sélectionnez-les. La liste des types de document est une compilation des modèles fournis dans le répertoire eRoom Templates (veillez à respecter la différence entre majuscules et minuscules) de chaque référentiel de votre site ou de votre communauté.
Si des propriétés obligatoires sont requises et qu’un fichier associé est ajouté à eRoom (manuellement ou automatiquement parce qu’il est ajouté à un dossier lié ou à un dossier ordinaire avec un emplacement par défaut sur le serveur de contenu), eRoom assure le suivi de l’état des propriétés obligatoires du document dans le référentiel. Les états possibles sont les suivants :
en attente (propriétés obligatoires pas encore définies)
confirmé (propriétés obligatoires définies)
annulé (choix annulé ou boîte de dialogue Propriétés fermée avant que les propriétés n’aient été spécifiées)
Lorsque vous tentez d’afficher/modifier/copier un fichier lié, les résultats dépendent de l’état du document, à savoir :
en attente : terminer l’opération demandée selon la procédure normale
confirmé : terminer l’opération demandée selon la procédure normale
annulé : convertir le fichier en fichier non lié
Voir aussi : Modification des propriétés des fichiers liés au serveur de contenu
Si vous êtes autorisé à définir les connexions au serveur de contenu de votre communauté, vous pouvez choisir si seuls les administrateurs peuvent créer des dossiers liés. Si cette case est cochée, l’option Dossier lié de la page Créer un élément est visible uniquement par les administrateurs de site et de la communauté.
Cette page vous permet de gérer les domaines de votre communauté. Vous avez la possibilité de modifier des paramètres de domaine, de déplacer ou remettre à disposition des domaines, de créer, de supprimer et d’importer des domaines. Vous pouvez également créer des eRooms.
eRoom fait appel aux domaines pour organiser les eRooms de chaque communauté. Une communauté doit disposer d’au moins un domaine pour exploiter des eRooms (certaines communautés organisent uniquement les membres).
La liste des domaines de la communauté vous permet de voir le nombre d’eRooms de chaque domaine. Cliquez sur le numéro (n) de la colonne des eRooms pour en afficher la liste. Cette liste montre le nom et l’URL de chaque eRoom ; chaque nom représente un lien vers l’eRoom correspondant.
Installation avancée uniquement : la table des domaines répertorie le serveur (Web) eRoom, le serveur de fichiers, le serveur de base de données et le serveur d’indexation spécifié pour le domaine lorsque celui-ci a été créé. Elle indique également le groupe de mise à disposition de chaque domaine, ou Aucun(e) si aucun groupe de mise à disposition n’est affecté au domaine.
Un domaine modèle, s’il est disponible, constitue le point de départ de la création de nouveaux domaines dans une communauté. Un modèle valable pour l’ensemble du site est conservé sous le nom Samples.erf dans un répertoire spécial de modèles à la racine du serveur de fichiers, ~Templates, et il est possible de désigner un modèle au niveau de la communauté en l’appelant <nom de la communauté>.erf.
Lorsque vous créez un nouveau domaine, eRoom recherche d’abord un domaine modèle au niveau de la communauté. S’il en trouve un, le nouveau domaine repose sur celui-ci. Sinon, eRoom utilise le modèle au niveau du site. En l’absence de domaine de modèle au niveau de la communauté ou du site, eRoom crée un domaine vide sans eRooms.
Remarque : les administrateurs de site gèrent les fichiers de domaine modèle hors de l’eRoom, à l’aide du système de fichiers du serveur de fichiers.
Si vous êtes administrateur de site ou de communauté et êtes autorisé à créer et importer des domaines, accédez à la page Domaines des paramètres de la communauté, puis cliquez sur 
.
Sur la page Création d’un domaine eRoom, tapez le nom du nouveau domaine. Pendant la saisie, eRoom renseigne automatiquement l’URL (que vous pouvez modifier si nécessaire). Au lieu du serveur eRoom de l’exemple d’URL de la page, l’URL des eRooms créés dans le domaine indique le nom du serveur eRoom réel.
L’étape suivante varie selon votre installation d’eRoom, les règles de mise à disposition de votre site et selon que vous êtes ou non administrateur de communauté ou de site.
Si vous disposez d’une installation eRoom standard ou avancée, et si votre site utilise la mise à disposition automatique sans groupes de mise à disposition, cliquez sur OK pour créer le nouveau domaine et accéder à la page des paramètres du domaine eRoom.
Si vous disposez de l’installation avancée d’eRoom et que votre site utilise la mise à disposition manuelle, sélectionnez le serveur eRoom (Web), le serveur de fichiers, le serveur de base de données et le serveur d’indexation dans la liste des serveurs disponibles de chaque type. Cliquez sur OK afin de créer le nouveau domaine eRoom et connectez-vous à la page Paramètres du domaine eRoom correspondante.
Si vous disposez de l’installation avancée d’eRoom et que votre site utilise les groupes de mise à disposition, sélectionnez le type de domaine que vous souhaitez créer (nom du groupe de mise à disposition). Les choix possibles sont les groupes de mise à disposition affectés à la communauté actuelle. En l’absence de groupes de mise à disposition et si vous êtes administrateur de communauté, vous ne pouvez pas créer de domaine dans celle-ci. Toutefois, si vous êtes administrateur de site, vous pouvez mettre le domaine à disposition manuellement en sélectionnant ses serveurs. Cliquez sur OK afin de créer le nouveau domaine eRoom et connectez-vous à la page Paramètres du domaine eRoom correspondante.
Si votre site utilise des groupes de mise à disposition et que vous êtes administrateur de site, vous pouvez ignorer les règles de mise à disposition de votre site en cliquant sur utiliser le mode manuel de mise à disposition. Une liste des serveurs disponibles apparaît alors, où vous pouvez faire votre sélection pour chaque type de serveur. Cliquez sur OK afin de créer le nouveau domaine eRoom et connectez-vous à la page Paramètres du domaine eRoom correspondante.
eRoom crée le domaine à partir d’un domaine modèle au niveau de la communauté, s’il en existe un, ou d’un modèle au niveau du site. En l’absence de domaine de modèle au niveau de la communauté ou du site, le nouveau domaine est vide et ne contient aucun eRoom.
Si votre site comporte plus d’une communauté, vous pouvez déplacer un domaine vers une communauté différente. Tous les eRooms du domaine sont ainsi déplacés vers une communauté différente, mais cela n’a pas pour effet de déplacer les membres.
Si vous disposez de l’installation avancée d’eRoom avec plusieurs serveurs et s’il existe plus d’un serveur de chaque type (Web, fichiers, bases de données et indexation), vous pouvez changer les serveurs utilisés par un domaine (ce procédé est appelé remise à disposition).
L’autre méthode de remise à disposition d’un domaine (installation avancée d’eRoom uniquement) consiste à changer de groupe de mise à disposition si plusieurs ont été affectés à la communauté.
Remarque : avant de changer de fichier, de base de données ou de serveur d’indexation pour un domaine, vous devez verrouiller son serveur Web actuel.
Sur la ligne de la table du domaine à déplacer, cliquez sur 
.
Sur la page Déplacement du domaine eRoom, sélectionnez Déplacer vers une autre communauté et cliquez sur OK.
Sur la page Changement de communauté, sélectionnez une nouvelle communauté dans la liste puis cliquez sur OK.
Sur la plage Déplacer un domaine eRoom, confirmez que vous souhaitez déplacer le domaine et notez que le fait de déplacer un domaine n’entraîne pas le déplacement des membres.
Lorsque vous cliquez sur OK, vous revenez à la liste des domaines. Le domaine n’y figure plus et apparaît dans la liste des domaines de la communauté vers laquelle vous l’avez déplacé.
Sur la ligne de la table du domaine à déplacer, cliquez sur .
Sur la page Déplacement du domaine eRoom, sélectionnez Changer les serveurs et cliquez sur OK.
Sur la page Changement des affectations de serveur, vous pouvez changer de serveur Web de domaine (s’il y en a plusieurs) et, si le serveur Web actuel est verrouillé, changer de serveur de fichiers, de base de données ou d’indexation (s’il y en a plusieurs du type que vous souhaitez changer).
Lorsque vous cliquez sur OK, vous revenez à la liste des domaines. Les colonnes du serveur sont actualisées pour refléter vos modifications.
Sur la ligne de la table du domaine que vous souhaitez déplacer, cliquez sur le lien de la colonne Groupe de mise à disposition.
Sur la page Modification du groupe de mise à disposition, faites votre sélection dans la liste déroulante.
Lorsque vous cliquez sur OK, vous revenez à la liste des domaines. La colonne Groupe de mise à disposition montre le nouveau groupe de mise à disposition du domaine.
Lors d’une remise à disposition du serveur d’indexation, de base de données ou de fichier pour un domaine, vous devez également déplacer les fichiers associés. Cette section décrit où trouver ces fichiers.
Si vous déplacez un seul domaine du serveur d’indexation A vers le serveur d’indexation B (via la page Domaines des paramètres de la communauté), il vous suffit de déplacer les fichiers d’index de ce domaine. Dans ce cas, le message suivant apparaît :
Vous avez spécifié un nouveau serveur d’index.
Vous ne pourrez pas rechercher ce domaine tant que vous n’aurez pas reconstruit l’index en mode texte intégral (ce qui peut prendre un certain temps) ou déplacé les fichiers d’index vers le nouveau serveur. Les fichiers d’index contiennent le GUID suivant dans leurs noms : Facilityguid. Vous ne pourrez le trouver nulle part dans eRoom, aussi notez-le.
Les fichiers d’index figurent dans le répertoire du serveur d’indexation A spécifié par l’option env.FULCREATE du fichier <InstallDir>\Full Text\bin\hsserver.conf. Sélectionnez simplement les fichiers comportant le guid de domaine dans leurs noms et déplacez-les vers le répertoire d’index sur le serveur B (comme indiqué par le registre du serveur B).
Si vous supprimez un serveur d’indexation (via le module enfichable MMC d’eRoom), le système vous invite à désigner le serveur dont vous souhaitez remettre à disposition les domaines. Le message suivant s’affiche alors :
Please select an indexing server to store the indexes for this server’s facilities (Sélectionnez un serveur d’indexation pour stocker les index des domaines de ce serveur). In order to be able to search this facility, you can either rebuild the full-text indexes for each facility (can take a long time), or move the index files to the new server (Pour pouvoir rechercher dans ce domaine, vous pouvez reconstruire les index en mode texte intégral (ce qui peut prendre un certain temps) ou déplacer les fichiers d’index vers le nouveau serveur).
Pour déplacer tous les domaines du serveur d’indexation A vers le serveur d’indexation B, déplacez tous les fichiers d’index afin de ne pas devoir reconstruire les index de tous les domaines. Les fichiers d’index figurent dans le répertoire du serveur d’indexation spécifié par l’option env.FULCREATE du fichier <InstallDir>\Full Text\bin\hsserver.conf sur chaque serveur d’indexation.
Si vous supprimez un serveur de fichiers, il vous suffit de déplacer le contenu complet de l’ancien partage de fichiers dans le nouveau. Si vous ne déplacez qu’un seul domaine, un dossier doit se trouver sous le partage de fichiers portant le nom d’URL de ce domaine. Déplacez uniquement ce dossier.
De même, si vous supprimez un serveur de base de données, vous déplacez toutes les bases de données vers le nouveau serveur de base de données. Si vous déplacez un seul domaine, déplacez uniquement la base de données de ce domaine. Le nom de la base de données ne doit pas correspondre exactement au nom d’URL du domaine et est spécifié dans le message suivant :
Vous avez spécifié un nouveau serveur de base de données.
Le site ne fonctionnera pas correctement tant que vous n’aurez pas transféré manuellement la base de données (eRoom_myfacname) sur ce serveur.
Dans le tableau des domaines eRoom, la colonne (supprimer) vous permet de supprimer un domaine eRoom d’une communauté. Cliquez sur 
sur la ligne du nom du domaine eRoom à supprimer.
Lorsque vous supprimez un domaine, cela a pour effet de supprimer tout ce qu’il contient, à savoir tous les eRooms et leur contenu. La suppression d’un domaine eRoom ne pouvant pas être annulée, assurez-vous que vous souhaitez bien effectuer cette opération.
Remarque : il vous est possible d’exporter le domaine vers un fichier .erf de secours avant de le supprimer. En important un domaine vers une communauté par la suite, vous pouvez extraire des informations des eRooms d’un domaine supprimé.
Dans la liste des domaines de la page Domaines des paramètres de la communauté, cliquez sur 
ou sur le nom du domaine pour accéder à la page Paramètres du domaine eRoom.
Si vous devez renommer un domaine et/ou son URL, saisissez le nouveau nom dans la zone Nom. Les administrateurs de communauté ne peuvent renommer un domaine que s’ils ont l’autorisation de renommer des domaines (définis initialement au niveau du site) dans leur communauté.
Remarque : les URL eRoom incluent un nom de domaine ; ainsi, si vous souhaitez changer l’URL d’un domaine, veillez à en informer tous les membres des eRooms de celui-ci pour qu’ils puissent actualiser leurs liens.
eRoom indexe le texte de l’ensemble des pages et des fichiers du domaine eRoom afin que les membres puissent les rechercher. Vous pouvez à tout moment recréer l’index d’un domaine eRoom, en cliquant sur Recréer un index. Cette commande n’est disponible pour les administrateurs de communauté que s’ils ont l’autorisation de reconstituer des index de domaine (définis initialement au niveau du site) dans leur communauté. Sinon, cette section n’apparaît pas dans les paramètres de domaine.
Cliquez sur Modèles de base de données pour ouvrir la page correspondante. Cette page vous permet de créer, de modifier, de supprimer et de stocker tous les modèles de base de données pour les eRooms du domaine.
Les modèles de base de données personnalisable (standard ou de processus d’approbation) que vous créez ici sont répertoriés sur la page Type de base de données de l’assistant Créer une base de données. Les membres peuvent sélectionner ce type de modèle de base de données, et en personnaliser les champs et la présentation afin de les adapter à leurs besoins.
Les modèles de base de données d’entreprise que vous créez sont également répertoriés sur la page Type de base de données de l’assistant Créer une base de données. Les membres peuvent sélectionner ce type de base de données et créer le type d’entrée autorisé par la base de données.
Remarques : à propos de la page Modèles de base de données :
Un modèle de base de données n’apparaît comme option dans l’assistant de création de base de données des eRooms que pour les membres détenant des droits d’ouverture sur ce modèle. Ainsi, si vous souhaitez créer un modèle de base de données que seuls les administrateurs pourront utiliser, vous devez modifier les propriétés de contrôle d’accès de ce modèle pour en restreindre l’accès par les membres.
Vous ne pouvez créer un aperçu de base de données d’entreprise que dans un espace eRoom ; en conséquence, la case à cocher qui permet de créer un aperçu pour la base de données d’entreprise sélectionnée n’apparaît pas dans l’assistant de création de base de données au niveau du domaine eRoom.
La suppression des bases de données de la page Modèles de base de données est permanente, un domaine ne possédant pas de corbeille. En outre, si vous supprimez un modèle de base de données d’entreprise au niveau du domaine, l’ensemble des instances de ce modèle (y compris leurs entrées) et des aperçus associés sont également supprimés. Cela inclut les entrées, instances ou aperçus déjà supprimés et stockés dans l’une des corbeilles du domaine.
Dans la page Modèles de base de données, vous ne pouvez pas protéger les fichiers à l’aide de la gestion des droits. Toutefois, si vous collez une base de données comportant des pièces jointes protégées dans cette zone, elles restent protégées, mais vous pouvez modifier leurs politiques. Si vous collez une base de données comportant des dossiers joints pour lesquels la gestion des droits est activée, les dossiers conservent leurs propres politiques.
Vous créez ou modifiez un modèle de base de données pratiquement de la même façon que vous créez ou modifiez une base de données. Principale différence : seuls les administrateurs peuvent créer et modifier des modèles de bases de données, et ces tâches s’effectuent dans un dossier particulier du domaine eRoom, où vous ne pouvez créer ou modifier que des bases de données. De plus, au niveau du domaine eRoom, l’assistant de création/modification des modèles de base de données comporte quelques options supplémentaires.
Conseil : quand vous créez un modèle de base de données, donnez-lui un nom qui permette aux membres d’en reconnaître le type (par exemple : Problèmes - personnalisable ou Suivi des problèmes - entreprise).
Dans la section Bases de données de la page Paramètres du domaine eRoom, cliquez sur Modèles de base de données pour ouvrir la page correspondante.
Sur cette page, les bases de données sont les seuls éléments que vous pouvez créer ; la suppression d’une base de données d’un domaine est permanente.
Pour lancer l’Assistant Créer une base de données, cliquez sur Créer.
Vous pouvez aussi cliquer avec le bouton droit de la souris sur une partie vide de la zone d’éléments, puis sélectionner Créer un élément dans le menu contextuel.
Pour créer un modèle personnalisable standard ou un modèle de base de données d’entreprise, vous utilisez le même assistant de création de base de données que celui utilisé dans un espace eRoom, en ajoutant toutefois une opération supplémentaire. Sur la dernière page de l’assistant (page Type de modèle de base de données), vous devez sélectionner la base de données dont vous souhaitez faire un modèle : Personnalisable ou Entreprise.
Pour créer un modèle de base de données de processus d’approbation, suivez la même procédure que celle utilisée dans un espace eRoom.
Lorsque vous cliquez sur OK pour créer un modèle de base de données standard, la page de sommaire apparaît, et vous pouvez ajouter ou modifier des exemples d’entrée.
Lorsque vous cliquez sur OK pour créer un modèle de base de données d’entreprise, vous retournez à la page Modèles de base de données, car il est impossible de créer des entrées pour un modèle de base de données de ce type au niveau du domaine eRoom.
Lorsque vous cliquez sur OK pour créer une base de données de processus d’approbation, vous retournez à la page Modèles de base de données, car il est impossible de créer des entrées. Un modèle de base de données de ce type n’accepte pas les exemples d’entrée.
Dans la page Modèles de base de données, cliquez avec le bouton droit de la souris sur une base de données existante, puis sélectionnez Modifier dans le menu contextuel pour ouvrir l’assistant de modification de base de données.
Vous pouvez également cliquer sur une base de données personnalisable, puis sur 
en haut de son sommaire, pour ouvrir l’assistant de modification de base de données.
Si vous cliquez sur une base de données d’entreprise, l’assistant Modifier la base de données s’ouvre directement, car vous ne pouvez modifier dans ce répertoire que les propriétés des bases de données.
L’assistant Modifier la base de données que vous utilisez au niveau du domaine eRoom offre une option supplémentaire permettant de convertir le modèle de base de données d’un type en un autre (base de données d’entreprise en base de données autonome non-processus d’approbation, ou vice versa).
Cela peut être utile si vous souhaitez standardiser un modèle personnalisable sous la forme d’une base de données d’entreprise, pour une durée définie ou indéfinie (afin de réunir les demandes de crédit de tous les services de votre domaine eRoom, par exemple).
Vous pouvez également rendre une base de données d’entreprise accessible en tant que modèle personnalisable, par exemple lorsqu’elle n’est plus utilisée comme standard dans votre domaine eRoom, mais qu’elle peut être utile à des membres pour créer et personnaliser une base de données personnelle ou propre à un projet.
Une fois les modifications apportées, cliquez sur OK pour mettre à jour la base de données.
Outre les propriétés prédéfinies pour les éléments (Intitulé, Propriétaire, Date de modification et Taille), les administrateurs peuvent créer un ensemble de champs personnalisés pour définir les éléments des eRooms d’un domaine. Les membres peuvent utiliser ces champs pour fournir des informations propres aux éléments et rechercher des informations dans ces champs.
Dans la section Champs personnalisés de la page Paramètres du domaine eRoom, cliquez sur le bouton Ajouter un champ personnalisé.
Saisissez le nom du champ et sélectionnez le type de données qu’il accepte :
Texte brut correspond à du texte normal. Choisissez le nombre de lignes que la zone de saisie doit comprendre.
Nombre correspond aux valeurs numériques ; ce champ peut également contenir des caractères connexes, tels que les symboles de devises, les virgules et les séparateurs décimaux.
Date correspond aux dates.
Oui/Non affiche une fenêtre contextuelle permettant de sélectionner Oui ou Non.
Liste permet de créer une liste contextuelle d’options. Entrez une option par ligne dans la zone de texte. La première option de la liste sera la valeur par défaut de tous les éléments n’ayant pas été explicitement définis.
Membres correspond aux noms des membres de l’eRoom, que vous pouvez ajouter à partir d’une liste contextuelle. Cochez la case Autoriser plusieurs options pour déterminer si le champ peut contenir un ou plusieurs noms.
Cliquez sur OK pour définir le champ.
Une fois que vous avez défini un champ personnalisé dans le domaine, la commande Champs personnalisés est accessible aux membres de l’eRoom.
Quand les membres choisissent la commande Champs personnalisés pour un élément, la page Modification des champs personnalisés apparaît. Les membres figurant dans la liste Modifier peuvent saisir des informations dans un champ personnalisé de l’élément. Sinon, ils ont accès à une version en lecture seule des champs personnalisés.
Pour supprimer un champ personnalisé, cliquez sur le bouton Supprimer () dans la liste des champs personnalisés.
Vous pouvez changer les icônes par défaut des types d’élément eRoom et vous pouvez ajouter des icônes personnalisées pour tous ces types.
Dans la section Icônes personnalisées de la page de personnalisation des paramètres du domaine, cliquez sur le type d’élément dont vous souhaitez modifier l’icône.
Dans la page Modifier l’icône, cliquez sur l’icône à utiliser par défaut pour l’élément.
Cliquez sur OK.
La nouvelle icône par défaut apparaît désormais dans la table Icônes.
Dans la section Icônes personnalisées de la page de personnalisation des paramètres du domaine eRoom, cliquez sur le bouton Ajouter une icône personnalisée.
Sur la page d’ajout d’icônes personnalisées, spécifiez les fichiers .gif que vous souhaitez télécharger puis cliquez sur OK (sélectionnez Télécharger et ajouter autre) si vous souhaitez en télécharger d’autres en plus des deux premières).
Sélectionnez une icône et cliquez sur OK pour définir une nouvelle valeur par défaut.
Si vous choisissez une icône personnalisée comme valeur par défaut, puis que vous la supprimiez, la première icône standard de cet élément redevient la valeur par défaut.
Sur la page des membres des paramètres de la communauté, cliquez sur Liste des membres de la communauté pour les afficher. Dans la liste des membres de la communauté, et si vous disposez des autorisations adéquates, vous pouvez ajouter des invités à la communauté, supprimer des membres locaux, ajouter de nouveaux membres locaux, créer de nouveaux groupes locaux ou (si vous êtes administrateur de site) déplacer des membres locaux vers une autre communauté.
De même, sur la page des membres des paramètres de la communauté eRoom, vous pouvez ajouter des membres aux groupes d’autorisations de la communauté ou en retirer. Les membres de chaque groupe sont déterminés initialement par les paramètres du site des autorisations initiales pour les membres des nouvelles communautés. La page autorisations au niveau des communautés et les groupes correspondants sont les suivants :
Peut créer des eRooms (groupe Créateurs d’eRoom)
Peut créer des groupes (groupe Créateurs de groupes)
Peut afficher la liste des membres de la communauté (groupe Visionneuses de liste des membres de la communauté)
Peut modifier la liste des membres d’une communauté (groupe Membres autorisés à modifier la liste des membres d’une communauté)
Peut définir des mots de passe (groupe Membres autorisés à modifier les mots de passe)
Vous pouvez accorder (ou retirer) une autorisation à tous les membres de la communauté, ou seulement aux membres sélectionnés. Pour changer les membres d’un groupe d’autorisations, cliquez sur 
dans la ligne correspondante. Cochez ou décochez les cases des groupes ou membres à ajouter au groupe d’autorisations ou à en retirer, puis cliquez sur OK.
Outre les autorisations individuelles, les administrateurs de site et de communauté peuvent spécifier quels membres de la communauté disposent de privilèges d’administration de communauté. Ceux qui font partie du groupe d’autorisations d’administration de la communauté bénéficient ainsi de toutes les autorisations ci-dessus. Cliquez sur pour sélectionner les membres du groupe d’autorisations d’administration de la communauté.
Lorsque vous choisissez des administrateurs de communauté, réfléchissez aux tâches d’administration d’une communauté que vous souhaitez déléguer et à la manière dont vos communautés sont organisées. Les communautés peuvent gérer des membres, des espaces eRoom ou une combinaison des deux. Par exemple, supposez que tous les employés internes sont membres de Communauté1, que tous les clients externes sont membres de Communauté2, et que vous définissez Communauté3 avec des eRooms de projet où travaillent des groupes de membres des autres communautés. Dans ce cas, vous pouvez désigner les personnes disposant d’une expérience des domaines NT ou des répertoires LDAP pour gérer l’appartenance à la Communauté1 et à la Communauté2, en accordant les autorisations de membre et de liste de membres, mais pas l’autorisation de créer des eRooms (utilisateurs autres que des administrateurs de communauté). Pour la Communauté3, en revanche, vous pouvez désigner un administrateur de communauté pour gérer l’appartenance des invités et la création d’eRooms.
Si les administrateurs de communauté ont l’autorisation de créer des connexions à des répertoires (définies initialement au niveau du site) dans leur communauté, ils peuvent ajouter, modifier et supprimer des connexions à des répertoires de membres externes au moyen des commandes de la page des répertoires des paramètres de communauté. Sans cette autorisation, les commandes dans les paramètres de la communauté ne sont visibles que pour l’administrateur de site.
Voir : Répertoires d’entreprise pour plus de détails sur la gestion des connexions aux répertoires des membres externes.
Le nombre de personnes autorisées à utiliser vos eRooms dépend du nombre de licences eRoom dont vous disposez sur le site. Les membres qui ne se sont jamais connectés à un eRoom n’utilisent pas de licences. Par conséquent, le nombre de licences ne limite pas le nombre de comptes que vous pouvez créer. Ce modèle de gestion des licences vous permet d’ajouter bien plus de membres potentiels qu’il n’existe de licences.
Lorsqu’un membre se connecte, il utilise une licence et cette dernière ne redevient disponible que si ce membre est supprimé ou désactivé, ou si le répertoire authentifié auquel il est connecté est modifié.
Si un membre tente de se connecter pour la première fois et qu’aucune licence n’est disponible, un message d’erreur l’invite à contacter l’administrateur.
Si la gestion des droits est activée sur votre site, vous pouvez l’activer pour votre communauté dans la page Gestion des droits des paramètres de la communauté. Si la gestion des droits est désactivée sur votre site, la gestion des droits est désactivée dans toutes les communautés et les eRooms du site et vous ne pouvez pas l’activer.
Sélectionnez cette option pour activer les eRooms dans votre communauté et utiliser la gestion des droits.
Cette option est désactivée par défaut. Si elle n’est jamais sélectionnée, aucun paramètre de gestion des droits d’eRoom, de dossier ou de fichier concerné n’apparaît dans la communauté.
Si la gestion des droits est activée sur votre site, vous pouvez la désactiver dans votre communauté en désélectionnant l’option et en enregistrant les paramètres de la communauté. Dans ce cas, la gestion des droits est désactivée dans tous les eRooms de la communauté.
Si la gestion des droits est désactivée, aucun contenu concerné dans la communauté ne peut être protégé. Les fichiers protégés existants restent protégés, mais vous pouvez toujours modifier les politiques réelles correspondantes. Lorsque la gestion des droits est désactivée, les politiques de dossier et d’eRoom ne s’appliquent plus aux fichiers qu’ils contiennent. Par conséquent, les règles réelles des fichiers protégés peuvent être différentes des politiques effectives appliquées lorsque la gestion des droits est activée. Les fichiers protégés existants sont toujours identifiés (dans la vue avec les grandes icônes) par un symbole de protection (
), et par une annotation sur les pages de contrôle d’accès. Les nouveaux fichiers n’ont aucun paramètre de gestion des droits.
Si la gestion des droits est désactivée dans un site, puis réactivée, elle l’est également dans toutes les communautés du site qui utilisaient la gestion des droits avant sa désactivation.
Si la gestion des droits est activée dans un site et désactivée dans votre communauté, vous pouvez la réactiver en sélectionnant cette option et enregistrant les paramètres de la communauté. Dans ce cas, la gestion des droits est réactivée dans chaque eRoom de la communauté qui utilisait la gestion des droits avant sa désactivation.
Si des eRooms ou des dossiers sont protégés automatiquement, tous les fichiers Microsoft Office et Adobe Acrobat non protégés dans ces eRooms ou ces dossiers sont protégés automatiquement et de façon permanente par la politique de gestion des droits en vigueur.
La page Plans de projet des paramètres de la communauté vous permet de choisir si votre communauté utilise les jours ouvrés et de congé par défaut de l’ensemble du site pour les plans de projet ou des jours personnalisés propres à votre communauté. Les plans de projet peuvent toutefois remplacer individuellement les valeurs par défaut de l’ensemble du site ou de la communauté pour les jours ouvrés et de congé.
Si vous utilisez les jours ouvrés et de congé de l’ensemble du site, il ne vous est pas possible de les modifier pour votre communauté. Dans ce cas, toute mise à jour au niveau du site représente les nouvelles valeurs par défaut de l’ensemble de la communauté et tous les plans de projet existants utilisant les jours par défaut sont également mis à jour.
Pour utiliser des jours personnalisés :
Cochez les cases correspondant aux jours ouvrés par défaut pour votre site.
Ajoutez un jour de congé en cliquant sur ajouter un congé de <communauté> pour ouvrir la page Création d’un congé. Sélectionnez la date et (éventuellement) fournissez une description. Cliquez sur OK. Le jour de congé figure maintenant dans la liste. Vous pouvez modifier les congés personnalisés de cette liste () ou les supprimer ().
Si des extensions sont disponibles pour votre communauté (spécifiées sur la page Extensions des paramètres du site) et si la disponibilité au niveau du site est déclarée comme Désactivé mais peut être activé ou Activé mais peut être désactivé, vous pouvez les rendre disponibles à des domaines eRoom particuliers ou à toute la communauté, ou restreindre leur disponibilité. Il se peut toutefois que certaines extensions (gestionnaires d’événements, visionneuses personnalisées, etc.) soient limités au seul niveau de la communauté et ne puissent être limitées au niveau d’eRoom.
Sur la page Extensions des paramètres de la communauté, repérez l’extension que vous souhaitez rendre disponible.
Spécifiez un des quatre modes Disponibilité.
Cliquez sur 
et sélectionnez l’eRoom ou les eRooms auxquels le paramètre de disponibilité doit s’appliquer.
Cliquez sur OK.
Après avoir défini la disponibilité des extensions, cliquez sur Appliquer sur la page Extensions.
eRoom 7 peut consigner les statistiques sur les sessions et l’utilisation dans une base de données applicable à l’ensemble d’un site et fournir des rapports administratifs basés sur le Web. Vous pouvez également exporter les rapports d’utilisation sous forme de feuilles de calcul Excel dont les valeurs sont séparées par des virgules.
Voir : Rapports d’utilisation