Administration d’un site

Cette rubrique contient les sections suivantes :

• À propos des sites eRoom

• À propos de l’administration d’un site

• Paramètres du site : Généralités

• Paramètres du site : Serveur de contenu

• Paramètres du site : Communautés

• Paramètres du site : Membres

• Paramètres du site : Licences

• Paramètres du site : Mots de passe

• Paramètres du site : Gestion des droits

• Paramètres du site : Mise à disposition

• Paramètres du site : Rapports d’utilisation

• Paramètres du site : Planificateur

• Paramètres du site : Adresse électronique

• Paramètres du site : Plans de projet

• Paramètres du site : Extensions

• Paramètres du site : Messagerie instantanée

À propos des sites eRoom

Un site eRoom est composé d’un ou de plusieurs serveurs qui prennent en charge une population d’eRooms et d’utilisateurs. Les serveurs d’un site forment un ensemble -- les membres se connectent une seule fois au site dans le cadre d’une session, même s’ils accèdent à des eRooms différents sur des serveurs différents.

Un site peut être composé d’un seul serveur (installation eRoom standard) ou de plusieurs serveurs (installation eRoom avancée). Un site de grande taille peut être divisé en communautés. Comme dans eRoom 6, les domaines eRoom servent à organiser les eRooms, alors que les communautés segmentent et divisent les membres. Un site peut compter des centaines, voire des milliers de membres, et les communautés le divisent en petits groupes administrables séparément. Chaque communauté qui contient un ou plusieurs domaines eRoom partage une liste des membres et un jeu d’autorisations.

À propos de l’administration d’un site

En tant qu’administrateur du site, vous surveillez l’exécution de tous les serveurs eRoom et de leurs communautés sur votre site.

Vous administrez un site dans les pages Paramètres du site auxquelles vous accédez à partir de votre page Mes eRooms en cliquant sur Paramètres du site dans la section Administration. Vous pouvez également accéder à la page Paramètres du site localement en utilisant le module enfichable eRoom MMC : dans le menu Démarrer, choisissez Programmes >Serveur eRoom > Administration du serveur eRoom.

Voir aussi : Module enfichable eRoom 7 MMC, Réglage du serveur et Outils de diagnostic et de dépannage

Paramètres du site

Dans les paramètres du site, les catégories se présentent comme suit :

• Généralités

• Serveur de contenu (eRoom Enterprise uniquement)

• Communautés

• Membres

• Licences

• Mots de passe

• Gestion des droits

• Mise à disposition (installation eRoom avancée seulement)

• Rapports d’utilisation

• Planificateur

• Adresse électronique

• Plans de projet

• Extensions

• Messagerie instantanée

Boutons de commande dans Paramètres du site

Les boutons suivants, présents sur chaque page, s’appliquent sur les paramètres du site dans leur ensemble :

• OK enregistre toutes les modifications et réaffiche la page Mes eRooms.

• Annuler annule toutes les modifications et réaffiche la page Mes eRooms.

• Appliquer enregistre toutes les modifications mais vous ne quittez pas les pages Paramètres du site.

Remarque : dans le module enfichable MMC d’eRoom, les pages Paramètres du site n’affichent que le bouton Appliquer.

Si vous passez de la page des paramètres du site à une autre (en cliquant sur un lien dans la colonne de gauche), vos modifications sont mémorisées dans votre eRoom, mais appliquées seulement lorsque vous cliquez sur OK ou sur Appliquer. Toutefois, vous devez cliquer sur OK ou sur Appliquer pour enregistrer vos modifications si vous exécutez une des actions suivantes (sauf autre indication d’eRoom) :

• vous créez une communauté ;

• vous accédez à la liste des membres du site ;

• vous accédez à la liste des membres d’une communauté ;

• vous accédez à la page des paramètres d’une communauté ;

• vous générez un rapport d’utilisation.

Remarque : dans les pages Paramètres du site, vous pouvez modifier un paramètre en cliquant sur l’objet de sélection (bouton radio ou case à cocher, par exemple) ou sur l’étiquette texte correspondants.

Paramètres du site : Généralités

Nom

Tapez un nom pour votre site.

Administrateur de site

Cliquez sur pour ajouter des membres au groupe d’autorisation d’administrateur de site qui octroie toutes les autorisations sur le site ou pour retirer des membres.

Options facultatives

Vous pouvez activer ou désactiver les options facultatives suivantes pour l’ensemble du site :

Paramètres de liste de membres

Spécifiez les paramètres de liste des membres suivants pour l’ensemble du site :

• Personnalisation du champ de membre : informations sur un membre que vous pouvez masquer ou afficher dans listes de membres et les sélecteurs de membres, ainsi que dans les formulaires de recherche des listes de membres longues : Nom de connexion, Adresse électronique et Autre (champ que vous pouvez renommer).

• Options de grande liste de membres

• Nombre de membres par page (entre 100 et 1000 inclus) avant qu’eRoom ne la divise en pages numérotées. Le nombre initial est 500.

• Nombre de membres (entre 100 et 2000 inclus) dans une liste avant qu’eRoom ne la divise en pages à onglets de type Rolodextm. Le nombre initial est de 500. Au-dessus de ce seuil, eRoom fournit également un formulaire de recherche de membre/groupe pour filtrer la liste. Il est possible de masquer le formulaire de recherche pour les listes de membres de cette taille.

• Nombre de membres (entre 250 et 20 000 inclus) dans une liste avant qu’eRoom n’affiche qu’un formulaire de recherche de membre/groupe pour filtrer la liste. Le nombre initial est de 10 000. Il n’est pas possible de masquer le formulaire de recherche pour les listes de membres de cette taille.

• Onglets de type Rolodex : dans le cas de listes de membres réparties parmi des pages à onglets, vous pouvez définir les plages alphanumériques des noms de membre groupés sur chaque page à onglet, et, facultativement, afficher l’intitulé des onglets.

• Pour définir la plage alphabétique d’une page, respectez le format suivant : "début[-fin]", où début est la première chaîne de la plage qui va jusqu’à (-) fin, ou la dernière chaîne de la plage. Par exemple, pour la page contenant les membres dont le nom commence par A, entrez A. Pour la page contenant les membres dont les deux premières sont comprises entre Ca et Cr, entrez Ca-Cr. Si vous n’indiquez pas de libellé spécifique pour l’onglet, eRoom utilise la chaîne de caractères de la plage (A dans le premier exemple et Ca-Cr dans le second).

• Pour indiquer un libellé d’onglet, respectez le format suivant : "[libellé,]début[-fin]", où libellé est la chaîne que vous voulez voir figurer dans l’onglet. Par exemple, pour attribuer le libellé A à E à l’onglet de la page contenant les membres dont le nom commence par les lettres A à E, entrez A à E, A-E.

• Pour définir une série de plages (une pour chaque onglet), respectez le format suivant : "début1[-fin1]; début2[-fin2]; début3[-fin3]...", etc.

• Pour définir une série de plages et de libellés d’onglet, respectez le format suivant : "[libellé1,]début1[-fin1]; [libellé2,]début2[-fin2]; [libellé3,]début3[-fin3]...", etc.

Voir aussi : Listes de membres et Utilisation des listes de membres à la rubrique Gestion des membres.

Paramètres divers

Vous pouvez modifier les paramètres par défaut des fonctions eRoom suivantes :

• Délai d’inactivité avant expiration de la session : les sessions utilisateur expirent au bout de n heures d’inactivité. Ce délai détermine au bout de combien de temps les membres doivent se reconnecter. La valeur par défaut est 8 (huit) heures. Cette valeur peut varier entre 1 (une) et 24 heures. La durée de connexion des utilisateurs avant leur reconnexion obligatoire a une incidence sur les ressources globales utilisées sur ce serveur par les utilisateurs connectés.

• Message et lien vers le support technique : pour ignorer le message de support technique par défaut affiché par eRoom, vous pouvez spécifier une URL et modifier le message selon vos besoins. Dans le message, utilisez { } pour délimiter les mots que vous voulez lier à l’URL spécifiée.
  
  Remarque : si vous voulez fournir des messages de support technique dans plusieurs langues, ajoutez-les à la zone Message, l’un après l’autre (par exemple en anglais, en français et en allemand) ; ils figureront sur les pages où le message s’affiche.

Paramètres du site : Serveur de contenu

Pour utiliser eRoom Enterprise, la Documentum Foundation Classes (DFC) doit être installée sur le même serveur qu’eRoom 7. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Installation de la DFC sur le serveur eRoom 7 dans le Guide d’installation du serveur eRoom 7.

En outre, eRoom nécessite un compte serveur de contenu dédié avec des privilèges de superutilisateur pour chaque référentiel utilisé par eRoom : le nom de connexion et le mot de passe du compte doivent être les mêmes pour chaque référentiel. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Création de comptes serveur de contenu dédiés du Guide d’installation du serveur eRoom 7.

Remarque : pour fournir des modèles d’objet aux utilisateurs eRoom Enterprise en vue de la publication de fichiers dans le serveur de contenu, chaque référentiel nécessite un répertoire dédié appelé Modèles eRoom (nom respectant les majuscules et les minuscules). Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Création d’un dossier de modèles eRoom 7 dédié du Guide d’installation du serveur eRoom 7.

Connexion à Content Server

Lorsque la DFC est installée et qu’un compte Serveur de contenu dédié est créé, la création de liens au serveur de contenu est activée sur votre site quand la case Autoriser les connexions au serveur de contenuest cochée. Si vous désélectionnez cette case, l’interface utilisateur eRoom Enterprise est masquée dans tous les espaces eRoom du site. Si vous la cochez, les fonctions et l’interface utilisateur eRoom Enterprise sont activées conformément aux paramètres décrits dans cette section.

Le fait de désélectionner la case Autoriser les connexions au serveur de contenu et d’enregistrer ce paramètre a pour effet de désactiver toutes les fonctions liées au serveur de contenu sur le site. Dans les eRooms, les fichiers liés au serveur de contenu existants sont alors inutilisables pour toute action nécessitant une communication avec ce serveur (à savoir, création ou suppression de lien, affichage, réservation, modification, etc.). Toute tentative se solde par une erreur de droits d’accès. Cependant, aucun message d’erreur n’apparaît pour les actions limitées à eRoom (par exemple, marquage comme Lu, copie de lien, notification, contrôle d’accès, repositionnement, etc.).

Dossiers liés

Déterminez si seuls les administrateurs sont habilités à créer des dossiers liés. Si cette case est cochée, l’option Dossier lié de la page de création est visible uniquement par les administrateurs de site et, s’ils ont une autorisation de définir les connexions du serveur de contenu dans leur communauté, par les administrateurs de communauté.

Si l’option Seuls les administrateurs peuvent créer des dossiers liés est activée, cette même option est désactivée pour les administrateurs de communauté sauf s’ils peuvent définir des connexions au serveur de contenu dans leur communauté. Si une communauté possède sa propre connexion à Content Server, l’administrateur de la communauté peut choisir s’il souhaite réserver le droit de création de dossiers liés aux seuls administrateurs.

Miniatures des fichiers liés

Lorsque l’option Afficher les miniatures des fichiers liés... est sélectionnée, l’icône de tout fichier lié au serveur de contenu est remplacée par sa miniature (affichée en résolution native maximale soit en général 100x100) dans une zone d’élément ou de pièce jointe, en mode d’affichage avec grandes icônes uniquement.

Remarque : l’affichage des miniatures dans des listes de fichiers liés au serveur de contenu nécessite Documentum Media Services.

Accepter les informations de connexionen provenance de Content Server

Déterminez s’il faut ou non Accepter les informations de connexion en provenance du serveur de contenu. Ce paramètre détermine si les applications WDK personnalisées sont autorisées à se connecter à un serveur eRoom pour le compte d’un utilisateur sans nécessiter de nom de connexion supplémentaire.

Le référentiel par rapport auquel les utilisateurs s’authentifient et auquel ils se connectent dépend de la configuration des autorisations d’accès des membres à Content Server ; les membres peuvent avoir ou non accès à tous ou seulement à certains référentiels de Content Server.

Voir aussi : Connexion à un référentiel

Fréquence de la vérification des modifications

Indiquez la fréquence à laquelle le serveur eRoom doit rechercher d’éventuelles modifications dans les fichiers liés de Documentum (intervalles allant de cinq à soixante minutes). Ce paramètre détermine la fréquence à laquelle le Planificateur exécute la tâche en arrière-plan Rechercher d’éventuelles modifications dans les fichiers liés. Plus la fréquence d’exécution de la tâche est élevée, plus la détection des modifications est précise. Par exemple, si plusieurs personnes modifient le même fichier au cours d’une même heure, et que le Planificateur exécute cette tâche toutes les 60 minutes, seule la modification la plus récente est détectée.

Paramètres de connexion par défaut pour l’ensemble du site

Vous pouvez spécifier une connexion à Content Server, qui servira de connexion par défaut au serveur de contenu pour toutes les communautés. Si les administrateurs de nouvelles communautés peuvent définir une connexion au serveur de contenu, chaque communauté peut utiliser la connexion par défaut à l’ensemble du site, ne pas utiliser de connexion (en désactivant l’option Utiliser une connexion au serveur de contenu dans cette communauté) ou définir sa propre connexion de communauté. Dans le cas contraire, les communautés doivent utiliser la connexion par défaut pour l’ensemble du site, à moins qu’un administrateur du site n’ait désactivé l’option Utiliser une connexion au serveur de contenu dans cette communauté pour une communauté. Si vous ne fournissez pas de connexion par défaut au serveur de contenu pour l’ensemble du site, chaque communauté peut définir la sienne tant que la connexion au serveur de contenu est autorisée sur le site. Les administrateurs de nouvelles communautés peuvent quant à eux définir une connexion au serveur de contenu.

• Activez la connexion au serveur de contenu par défaut de l’ensemble du site.

Cochez la case Définir une connexion par défaut pour le site.

• Compte serveur de contenu

Spécifiez le nom de connexion et le mot de passe pour le compte serveur de contenu dédié (avec des privilèges de superutilisateur pour chaque référentiel sélectionné) que vous avez créé pour eRoom.

Cliquez sur le bouton Test pour vérifier si le mot de passe et le nom du compte sont valides pour tous les référentiels sélectionnés. La page Test des référentiels affiche ces résultats.

Remarque : le changement de ce compte pour le site ou la communauté signifie que les notifications d’événements des fichiers liés existants doivent être mises à jour sur le serveur de contenu afin de permettre la synchronisation des dossiers liés.

Lorsque vous changez ce compte, eRoom affiche l’avertissement suivant : « Le compte du serveur de contenu pour l’administration d’eRoom a changé. Le contenu lié au serveur de contenu existant doit être mis à jour pour continuer à fonctionner correctement. À partir d’une ligne de commande, saisissez : ‘ERDMReconciler -e‘. Notez que la durée de cette mise à niveau peut être très longue. »

ERDMReconciler.exe se trouve dans le sous-répertoire du serveur eRoom, qui doit se trouver sur le chemin s’il n’est pas dans le répertoire en cours.

S’il existe un grand nombre de fichiers liés, l’exécution de cette commande peut nécessiter des heures. C’est la raison pour laquelle eRoom n’exécute pas cette commande automatiquement, mais laisse le choix aux administrateurs. Par exemple, il se peut que vous décidiez d’exécuter cette commande en dehors des heures de pointe. Toutefois, n’oubliez pas qu’entre le moment du changement de compte du serveur de contenu et l’exécution d’ERDMReconciler, il se peut qu’eRoom ne synchronise pas correctement les fichiers ajoutés ou supprimés des dossiers liés.

• Docbroker

Cliquez sur Modifier pour ouvrir la page Configuration des Docbrokers, où vous spécifiez le Docbroker principal et (éventuellement) les Docbrokers de secours du site. Par défaut, le Docbroker principal est extrait du fichier des paramètres DFC. Si vous voulez spécifier plusieurs Docbrokers de secours, entrez-en un par ligne dans la zone de texte. Utilisez la syntaxe nomDocbroker:numéroPort. Pour spécifier le port par défaut (1489), n’indiquez pas de numéroPort. Quand vous cliquez sur OK, le bouton Filtre est activé pour spécifier les référentiels disponibles pour le site.

• Filtre de référentiel

Cliquez sur Filtre pour ouvrir la page Filtrage des référentiels, où vous pouvez sélectionner les référentiels à rendre disponibles pour eRoom (par défaut, tous sont sélectionnés). Si vous décochez la case (nouveaux référentiels), seuls les référentiels que vous sélectionnez sont disponibles ( exemple). Inversement, si vous cochez la case (nouveaux référentiels), vous rendez tous les référentiels disponibles, à l’exception de ceux que vous ne sélectionnez pas ( exemple), y compris tous les nouveaux référentiels rendus disponibles par la suite par le DocBroker en cours d’utilisation.

Quand vous cliquez sur OK, les noms des référentiels sélectionnés s’affichent en regard du libellé Référentiels disponibles .

• Clients Webtop

Indiquez l’URL de bureau Web facultative (Documentum Content Server et Documentum Webtop versions 5.1 et supérieures, Internet Explorer uniquement) et/ou l’URL de WebPublisher. Cela a pour effet d’activer les commandes Accès au serveur de contenu et Propriétés du contenu des menus contextuels, qui donnent accès au client Webtop ou WebPublisher.

Recherche dans le serveur de contenu

Si une URL de client Documentum est spécifiée pour votre site, vous pouvez permettre aux membres d’accéder à la page de recherche du serveur de contenu à partir d’eRoom en cochant la case « Show a link to the Content Server’s search page on the eRoom’s site search page » (Afficher un lien vers la page de recherche du serveur de contenu sur la page de recherche du site eRoom).

Sélectionnez l’URL que la recherche sur le serveur de contenu doit utiliser : URL Webtop/DAM ou URL WebPublisher.

Spécifiez le référentiel pour les membres d’eRoom utilisant la fonction de recherche sur Content Server.

Sélectionnez une étiquette facultative pour le lien vers cet emplacement qui apparaît sur la page Rechercher dans tous les eRooms. Sinon, eRoom utilise le nom du référentiel.

Demande des propriétés de fichier

Si vous avez spécifié une URL de client Documentum pour la connexion au serveur de contenu de votre site, vous pouvez exiger que les membres spécifient certaines propriétés obligatoires pour des types de fichier spécifiques associés au serveur de contenu à partir d’eRoom. Si la case Lorsque les fichiers sont liés au serveur de contenu, il faut obligatoirement définir leurs propriétés est cochée, le composant Propriétés WDK s’ouvre dans une nouvelle fenêtre pour chaque fichier en question au cours du processus de liaison.                      

Si une communauté utilise sa propre connexion au serveur de contenu, il est possible de définir cette option pour l’ensemble de la communauté.

Pour indiquer les types de document comportant des propriétés obligatoires, cliquez sur Choisir et sélectionnez-les. La liste des types de document est une compilation des modèles fournis dans le répertoire eRoom Templates (veillez à respecter la différence entre majuscules et minuscules) de chaque référentiel de votre site.

Si des propriétés obligatoires sont requises et qu’un fichier associé est ajouté à eRoom (manuellement ou automatiquement parce qu’il est ajouté à un dossier lié ou à un dossier ordinaire avec un emplacement par défaut sur le serveur de contenu), eRoom assure le suivi de l’état des propriétés obligatoires du document dans le référentiel. Les états possibles sont les suivants :

• en attente (propriétés obligatoires pas encore définies)

• confirmé (propriétés obligatoires définies)

• annulé (choix annulé ou boîte de dialogue Propriétés fermée avant que les propriétés n’aient été spécifiées)

Lorsque vous tentez d’afficher/modifier/copier un fichier lié, les résultats dépendent de l’état du document, à savoir :

• en attente : terminer l’opération demandée selon la procédure normale

• confirmé : terminer l’opération demandée selon la procédure normale

• annulé : convertir le fichier en fichier non lié

Voir aussi :Modification des propriétés des fichiers liés au serveur de contenu

Paramètres du site : Communautés

Sur la page Communautés, vous pouvez modifier les Paramètres d’une communauté et la liste des membres d’une communauté ou encore verrouiller ou supprimer une communauté. Vous pouvez également créer, exporter et importer des communautés et spécifier des options pour les nouvelles communautés.

Pour créer une communauté :

1. Sur la page Communautés dans Paramètres du site, cliquez sur Nouvelle communauté.

2. Sur la page Création d’une communauté, entrez un nom pour la nouvelle communauté et cliquez sur OK.

eRoom crée la communauté et une entrée correspondant à cette communauté s’affiche dans la table.

Utilisation de la table des communautés

La table des communautés indique le nombre de membres et de domaines de chaque communauté. Les opérations que vous pouvez effectuer à l’aide de la table des communautés sont décrites ci-après.

Voir aussi : Administrateurs de communauté pour savoir comment choisir les administrateurs de communauté (dans la page Membres des Paramètres de la communauté).

Verrouillages des communautés

En tant qu’administrateur de site, vous pouvez verrouiller des communautés à n’importe quelle fin (sécurité, administration ou maintenance par exemple).

Pendant qu’une communauté est verrouillée, seuls les administrateurs de site peuvent exécuter les activités suivantes :

• accéder à une page quelconque de n’importe quel eRoom de la communauté ;

• effectuer une recherche dans la communauté ;

• créer des eRooms ou des domaines dans la communauté ;

• effectuer une synchronisation avec Outlook ;

• donner aux membres natifs de la communauté le statut d’invités d’une autre communauté ;

• modifier la liste des membres natifs de la communauté ;

• modifier les informations relatives aux membres natifs de la communauté (sauf les autorisations dans les autres communautés dont ils sont les invités).

Pour verrouiller une communauté :

1. Accédez à la page des communautés des paramètres du site.

2. Sur la ligne de la communauté à verrouiller, cliquez sur Verrouiller.

3. Sur la page Message de verrouillage d’une communauté, vous avez la possibilité de personnaliser le message d’erreur qui apparaît lorsque des utilisateurs tentent d’exécuter l’une des activités réservées ci-dessus.

4. Cliquez sur OK.

Dans la table des communautés, s’inscrit en regard du nom de chaque communauté verrouillée et le terme « déverrouiller » remplace « verrouiller », comme indiqué ci-dessous :

Dans les pages Mes eRooms, les communautés verrouillées et les eRooms qu’elles contiennent sont marqués comme (verrouillé) et le symbole de verrouillage () remplace l’indicateur lu/non lu pour chaque eRoom appartenant à une communauté verrouillée.

Si un utilisateur autre qu’un administrateur de site tente d’accéder aux pages d’une communauté verrouillée, un message d’erreur apparaît avant qu’il ne soit redirigé vers Mes eRooms.

Options propres aux nouvelles communautés

Spécifiez les paramètres que vous voulez définir pour toutes les nouvelles communautés. En tant qu’administrateur de site, vous pouvez modifier ces paramètres ultérieurement dans Paramètres de la communauté. Les administrateurs de communauté peuvent modifier certains de ces paramètres seulement, selon le paramètre de site correspondant.  

Remarque : les modifications de ces paramètres n’affectent que les nouvelles communautés.

Niveau de confidentialité pour les nouvelles communautés

Spécifiez un des niveaux de confidentialité suivants pour les nouvelles communautés :

• Public : la communauté et ses membres figurent dans la liste des membres du site. Les membres peuvent être choisis en tant qu’invités d’autres communautés.

• Limité : la communauté et ses membres n’apparaissent pas dans la liste des membres du site, mais il est possible d’ajouter ses membres par nom en tant qu’invités d’autres communautés.

• Privé : la communauté et ses membres ne figurent pas dans la liste des membres du site, et ses membres ne peuvent pas être ajoutés en tant qu’invités d’autres communautés.

Remarque : si la liste des membres d’une communauté est confidentielle, cette communauté doit être privée pour garantir la confidentialité. Dans le cas contraire, les administrateurs d’autres communautés peuvent toujours accéder à cette liste de membres (ou rechercher des noms de membre) lorsqu’ils ajoutent des invités à leurs communautés, et ce, même s’ils sont invités d’une telle communauté et n’ont pas l’autorisation Peut voir la liste des membres de la communauté dans cette communauté.

Règles propres aux nouvelles communautés

Spécifiez les règles qui s’appliquent aux nouvelles communautés. Ces paramètres figurent aussi dans Paramètres de la communauté mais seul l’administrateur du site peut les modifier.

Les administrateurs des nouvelles communautés peuvent

Vous pouvez activer ou désactiver ces autorisations pour les administrateurs (de communauté) dans les nouvelles communautés. Quand une autorisation est désactivée, les contrôles correspondants dans les paramètres de communauté et de domaine eRoom sont désactivés pour tous sauf l’administrateur du site.

Remarque : en tant qu’administrateur de site, vous choisissez les administrateurs de communauté d’origine de chaque communauté.

Limite de taille par défaut pour les nouveaux espaces eRoom dans les nouvelles communautés

Vous pouvez définir un espace disque maximal par défaut que les nouveaux espaces eRoom peuvent consommer dans les nouvelles communautés. La valeur par défaut est Aucune, et signifie qu’il n’y a pas de limite. Sauf s’il existe des contraintes d’espace pour votre site, vous pouvez laisser cette zone vide. Si nécessaire, indiquez la quantité maximale d’espace disque en Mo.

La taille d’un espace eRoom est déterminée par celle des fichiers qu’il contient, y compris les éléments de la Corbeille. Quand une limite de taille est en vigueur pour un eRoom, les membres ne peuvent pas ajouter d’éléments qui entraîneraient le dépassement de cette limite.

Pour appliquer une limite de taille à l’ensemble des communautés et des espaces eRoom existants (et pas seulement aux nouveaux), cliquez sur Appliquer aux communautés et espaces eRoom existants. Dans ce cas, les membres de tout espace eRoom qui dépasse la limite ne pourront pas créer d’éléments ni de fichiers, sauf si la taille de l’espace eRoom est ramenée sous la limite.

Un paramètre de site associé vous permet de déterminer si les administrateurs de nouvelles communautés peuvent changer les limites de taille des espaces eRoom.

Paramètres du site : Membres

Sur la page Membres, cliquez sur Liste des membres du site pour afficher tous les membres du site. A partir de cette liste, vous pouvez retirer des membres ou fusionner des comptes en double (si nécessaire). Dans la section Communautés de la liste des membres du site, cliquez sur le nom d’une communauté pour ouvrir la liste de ses membres. A partir de la liste des membres d’une communauté, vous pouvez déplacer des membres vers une autre communauté.

En outre, sur la page Membres de Paramètres du site, vous pouvez définir les autorisations initiales pour les membres des nouvelles communautés. Les membres associés à chaque autorisation font partie d’un groupe d’autorisations. Les administrateurs des communautés peuvent changer les membres de chaque groupe d’autorisations ultérieurement.

Remarque : en tant qu’administrateur de site, vous choisissez les membres du groupe des administrateurs de communauté pour chaque communauté.

Voir aussi : Gestion des membres en tant qu’administrateur de site pour plus d’informations sur la suppression et le déplacement de membres et de groupes de communautés locales et sur la fusion des comptes en double.

Paramètres du site : Licences

Avec ces paramètres, vous assurez le suivi

• du nombre total de licences eRoom de votre site (Nombre total de licences du site) ;

• du nombre total de membres actifs (Total en bas de la colonne Membres actifs) ;

• du nombre total de licences disponibles (Licences disponibles) ;

• du nombre de licences par communauté (dans la colonne Membres actifs) ;

• du nombre total de licences affectées à chaque communauté (dans la colonne Nombre maximal de licences).

Les membres d’eRooms peuvent seulement consommer les licences de la communauté à laquelle ils appartiennent (et pas de chaque communauté dont ils sont des invités). Vous pouvez autoriser les communautés à utiliser les licences en fonction des besoins ou limiter le nombre de licences que les communautés peuvent demander au pool des licences disponibles.

Pour ajouter un numéro de licence à un site :

1. Cliquez sur Ajouter un numéro de licence.

2. Dans la page Ajouter un numéro de licence, saisissez le nouveau numéro de licence.

3. Cliquez sur OK.

Dans la table des communautés, vous pouvez spécifier un nombre maximal de licences pour chaque communauté dans le champ Nombre maximal de licences. Le nombre total de licences allouées à une communauté ne peut pas être inférieur au nombre de licences consommées par cette communauté. Conservez la valeur None si vous voulez qu’une communauté utilise les licences du pool des licences disponibles en fonction des besoins.

Quand un membre est transféré d’une communauté dans une autre, la licence de ce membre, s’il en a une, est transférée avec lui (la communauté cible doit disposer d’un nombre suffisant de licences pour tous les membres transférés).  

Les membres qui ne se sont jamais connectés à un eRoom n’utilisent pas de licences. Par conséquent, le nombre de licences ne limite pas le nombre de comptes que vous pouvez créer. Ce modèle de gestion des licences vous permet d’ajouter bien plus de membres potentiels qu’il n’existe de licences.

Lorsqu’un membre se connecte, il utilise une licence et cette dernière ne redevient disponible que si ce membre est supprimé ou désactivé, ou si le répertoire authentifié auquel il est connecté est modifié.

Si un membre tente de se connecter pour la première fois et qu’aucune licence n’est disponible, un message d’erreur l’invite à contacter l’administrateur.

Paramètres du site : Mots de passe

Vous pouvez utiliser des paramètres de la page Mots de passe pour augmenter la sécurité sur votre site.  

Afficher un bouton de déconnexion

Initialement, cette option est désactivée et aucun bouton de déconnexion ne s’affiche dans les pages eRoom. Les membres mettent donc fin à leur session eRoom en fermant simplement la fenêtre du navigateur.

Lorsque cette option est activée, les membres peuvent mettre fin à leur session eRoom en cliquant sur un bouton de déconnexion dans n’importe quelle page eRoom comportant une barre de contrôle, incluant vos pages Mes eRooms, mais pas de page d’assistant, de boîte de dialogue ou de paramètres). Si le bouton de déconnexion est disponible, les membres ne peuvent pas enregistrer de mots de passe d’une session de connexion eRoom à une autre et le paramètre du site autorisant cette opération est désactivé.

Si vous cliquez sur le bouton de déconnexion :

• tous les cookies eRoom sont supprimés : le cookie de session fournissant un ID de session et le cookie permanent qui contient le nom de connexion, le mot de passe (chiffré) et le choix du client (navigateur ou module d’extension). Ceci signifie que chaque fois que les membres se connectent à eRoom, ils doivent de nouveau saisir leur nom de connexion et leur mot de passe et indiquer s’ils souhaitent utiliser le navigateur uniquement ou le module d’extension ;

• (uniquement avec l’extension) tous les fichiers en mémoire cache et les fichiers téléchargés pour affichage ou édition sont supprimés. Si un membre n’a pas chargé les fichiers téléchargés et modifiés, un message lui demande s’il souhaite rester connecté (option initiale) ou abandonner ses modifications et se déconnecter. S’il décide de se déconnecter, les fichiers sont supprimés, les réservations de modification sont annulées et il est déconnecté. Cependant, si un fichier est ouvert dans une application qui le verrouille (une application Microsoft Office par exemple), la déconnexion ne peut pas avoir lieu. Dans ce cas, il doit fermer le message d’erreur, fermer l’application et le fichier, puis de nouveau cliquer sur le bouton de déconnexion.
  
  La déconnexion n’a pas d’impact sur les fichiers du dossier Fichiers eRoom à modifier hors connexion (ce sont des fichiers réservés explicitement à la modification via la page Contrôle d’accès) ;

• une page de déconnexion s’affiche, confirmant que la session eRoom a pris fin et incluant un lien vers la page de connexion à eRoom.
   

Les membres peuvent enregistrer leur mot de passe sur la page de connexion.

Initialement, ce paramètre est désactivé. Lorsque cette option est activée, la page Connexion contient la case à cocher Enregistrer le mot de passe. Si cette case est cochée, les membres n’ont pas besoin de ressaisir leurs mots de passe chaque fois qu’ils se connectent au site. Dans ce cas, eRoom enregistre sur le client les mots de passe chiffrés des membres d’une session de connexion à eRoom à l’autre.

Lorsque le bouton de déconnexion est activé pour le site, ce paramètre est désactivé et les membres ne peuvent pas enregistrer de mots de passe sur la page de connexion.

Remarque : cette fonction est très pratique pour les membres du site, mais vous devez également tenir compte des risques qu’elle représente pour la sécurité car des utilisateurs non autorisés peuvent potentiellement accéder aux eRooms en cliquant simplement sur la case OK dans la page Connexion.

Règles relatives aux mots de passe pour les membres locaux

Les répertoires externes de membres déterminent les règles relatives aux mots de passe qui s’appliquent à leurs membres. Ces paramètres vous permettent néanmoins de gérer les mots de passe pour les membres de la communauté locale.

Modifier le mot de passe

eRoom vérifie les règles de modification de mot de passe après que les membres ont cliqué sur OK sur la page Connexion, mais avant l’affichage de leur page Mes eRooms. La boîte de dialogue Modifier le mot de passe apparaît automatiquement dans les cas suivants :

• La validité du mot de passe du membre a expiré.

• L’option de modification du mot de passe à la première connexion est activée, mais le membre n’a pas modifié son mot de passe.

• Une longueur de mot de passe minimale est indiquée et le mot de passe entré est trop court.

Dans ces précédents cas, les membres doivent sélectionner de nouveaux mots de passe pour accéder au site.

Verrouillage de compte

eRoom verrouille les comptes au-delà d’un nombre déterminé de tentatives de connexion ou de récupération du mot de passe. Quand un compte se verrouille, le membre ne peut plus accéder au site tant que le compte n’est pas déverrouillé.

• tentatives de connexion ayant échoué : indiquez combien de fois (n) pendant une période donnée (n nombre de minutes) les membres peuvent essayer de se connecter avant que leur compte soit verrouillé.
  
  Indiquez également quelles sont les possibilités de déverrouillage des comptes verrouillés en raison d’un trop grand nombre de tentatives de connexion ayant échoué pendant la période donnée : soit par l’administrateur du site et les membres habilités à définir des mots de passe soitautomatiquement après nminutes.

• vaines tentatives de récupération d’un mot de passe : indiquez combien de fois (n) les membres peuvent échouer dans leur tentative de récupération d’un mot de passe avant que leur compte soit verrouillé.
  
  Lorsqu’un compte est verrouillé en raison d’un trop grand nombre de vaines tentatives de récupération d’un mot de passe, il ne peut être déverrouillé que manuellement par l’administrateur du site, l’administrateur de communauté ou d’autres membres ayant la permission de définir des mots de passe.

Superviseur

Choisissez le moyen par lequel le Superviseur eRoom authentifie les mots de passe des membres.

Spécifiez si le Superviseur peut enregistrer les mots de passe cryptés de sorte que lorsqu’ils sont connectés à un site, les utilisateurs ne soient plus obligés de s’y reconnecter pour utiliser le Superviseur. Si l’option Au moyen de certificats est sélectionnée, ce paramètre est désactivé.

SecurID

Si votre site utilise RSA SecurID®, spécifiez les membres qui doivent s’authentifier avec SecurID : Tous ou Membres sélectionnés. Cliquez sur pour ouvrir la liste des membres dans le groupe des membres SecurID, où vous pouvez ajouter des membres à ce groupe ou en retirer.

Paramètres du site : Gestion des droits

Pour activer la gestion des droits d’un site eRoom, spécifiez les paramètres sur la page Gestion des droits des paramètres d’un site.

Important : vous devez utiliser un serveur de règles IRM distinct pour chaque site eRoom dans lequel vous souhaitez activer la gestion des droits.

Autoriser les membres à utiliser les politiques de gestion des droits pour protéger les fichiers

Sélectionnez cette option pour activer les communautés du site de manière utiliser la gestion des droits de manière facultative dans les eRooms existants.

Cette option est désactivée par défaut. Si elle n’est jamais sélectionnée, aucun paramètre de gestion des droits d’eRoom, de dossier ou de fichier concerné n’apparaît dans le site.

• Désactivation de la gestion des droits dans un site

Si la gestion des droits est activée dans un site, vous pouvez la désactiver en désélectionnant l’option et en enregistrant les paramètres du site. Dans ce cas, la gestion des droits est désactivée dans tous les eRooms des communautés du site.

Si la gestion des droits est désactivée, aucun contenu concerné dans le site ne peut être protégé. Les fichiers protégés existants restent protégés, mais vous pouvez toujours modifier les politiques réelles correspondantes. Lorsque la gestion des droits est désactivée, les politiques de dossier et d’eRoom ne s’appliquent plus aux fichiers qu’ils contiennent. Par conséquent, les règles réelles des fichiers protégés peuvent être différentes des politiques effectives appliquées lorsque la gestion des droits est activée. Les fichiers protégés existants sont toujours identifiés (dans la vue avec les grandes icônes) par un symbole de protection (), et par une annotation sur les pages de contrôle d’accès. Les nouveaux fichiers n’ont aucun paramètre de gestion des droits.

• Réactivation de la gestion des droits dans un site

Si la gestion des droits est désactivée dans un site, vous pouvez la réactiver en sélectionnant cette option et enregistrant les paramètres du site. Dans ce cas, la gestion des droits est réactivée dans tous les eRooms des communautés du site qui utilisaient la gestion des droits avant sa désactivation.

Si des eRooms ou des dossiers sont protégés automatiquement, tous les fichiers Microsoft Office et Adobe Acrobat non protégés dans ces eRooms ou dossiers sont protégés automatiquement et de façon permanente par la politique de gestion des droits.

Nom et numéro de port du serveur de règles IRM

Indiquez le nom et le numéro de port du serveur de règles IRM pour votre site.

Si vous n’indiquez aucun numéro de port, eRoom utilise le numéro 443 par défaut.

Important : en raison de la relation un-à-un entre un site eRoom et un serveur de règles IRM, le nom du serveur de règles doit rester cohérent dans le site. Si le nom du serveur de règles est modifié ultérieurement, les utilisateurs ne pourront plus accéder au contenu du fichier protégé. Par conséquent, pendant les phases de test d’un déploiement eRoom/IRM, les administrateurs doivent par exemple décider si les fichiers protégés ajoutés aux environnements de développement et d’activation eRoom sont déplacés ou non dans l’environnement de production. Si tel est le cas, le serveur de règles IRM utilisé pendant le développement et l’activation eRoom doit être identique à celui utilisé dans l’environnement de production.

Compte administratif du serveur de règles

Indiquez le nom de connexion et le mot de passe du compte administratif que eRoom utilise pour se connecter au serveur de règles IRM. Ce compte ne doit pas être nécessairement un compte administrateur et peut être un compte utilisateur créé de la façon suivante :

1. Créez un utilisateur sur le serveur IRM.

2. Créez un groupe intégrant l’utilisateur créé comme membre.

3. Accordez les autorisations minimales suivantes au groupe créé : Afficher, Protéger et Delete Own (Supprimer son propre contenu).

Cliquez sur « test » pour vérifier la connexion du site au serveur IRM en utilisant les paramètres des champs Nom du serveur, Numéro de port, Nom de connexion et Mot de passe. Si eRoom se connecte au serveur de règles IRM, un message vous informe que la connexion est établie. Dans le cas contraire, le message d’erreur approprié s’affiche.

Paramètres du site : Mise à disposition (installation avancée seulement)

Utilisez la page Mise à disposition pour définir les règles de mise à disposition sur votre site.

L’installation avancée d’eRoom Enterprise permet aux sites eRoom de grande taille de disposer de plusieurs serveurs Web, de fichiers, de base de données et d’indexation. Chaque serveur héberge des eRooms ou des fichiers de plusieurs domaines eRoom. Vous pouvez définir des règles de mises à disposition qui déterminent quel jeu de serveurs gérera les fichiers et les domaines eRoom. La mise à disposition peut être manuelle (vous spécifiez explicitement les serveurs ou les domaines eRoom) ou automatique.

Si la mise à disposition est automatique, les eRooms et les domaines eRoom peuvent être créés suivant les règles d’un groupe de mise à disposition. Les groupes de mise à disposition permettent aux administrateurs et aux créateurs d’eRoom de regrouper les ressources en fonction des types d’eRoom ou de domaine eRoom. Vous pouvez modifier le libellé des groupes de mise à disposition pour refléter la catégorie qui sert à regrouper des jeux d’eRooms ou de domaines eRoom.

Par exemple, pour gérer les eRooms en fonction des divisions géographiques de votre société, vous pourrez appeler vos groupes de mise à disposition zones et définir des zones différentes pour l’Amérique du Nord, la région Asie-Pacifique et l’Europe. Quand les utilisateurs créent des eRooms, ils choisissent les zones à utiliser et eRoom met à disposition les espaces eRoom en fonction des serveurs, des communautés et des domaines eRoom auxquels les emplacements sont affectés.

Lorsque vous créez des groupes de mise à disposition, prenez vos décisions en fonction des serveurs disponibles et de la façon dont vous voulez les affecter aux eRooms et aux domaines eRoom.

Voir aussi : Déplacement ou remise à disposition d’un domaine dans Administration de communauté

Groupes de mise à disposition et modèles d’eRoom

Vous pouvez utiliser les groupes de mise à disposition pour fournir des modèles d’eRoom aux utilisateurs. Supposez par exemple que vous définissez deux styles d’eRoom (groupes de mise à disposition) appelés Cadres et Sous-traitant et que vous les affectez à la communauté Entreprise. Dans cette communauté, vous créez le domaine eRoom  Cadres seulement auquel vous affectez le style Cadre, et le domaine eRoom Sous-traitants seulement auquel vous affectez le style Sous-traitant. Dans chaque domaine eRoom, vous créez un espace eRoom en utilisant le style approprié. Dans les eRooms, vous fournissez divers éléments adaptés au style de l’eRoom. Par exemple, vous pouvez donner le nom Espace de travail des cadres à l’eRoom dont le style est Cadre et l’équiper d’outils de planification et d’analyse (calendrier, plan de projet, feuille de calcul, etc.). Quand vous créez les eRooms, vous les définissez en tant que modèles. La prochaine fois que vous (ou un membre disposant de l’autorisation Peut créer des eRooms) créerez un eRoom dans la communauté Entreprise, vous aurez le choix entre les styles Cadre et Sous-traitant. L’assistant eRoom présente alors le modèle eRoom associé à ce style.  

Automatique ou manuelle

Déterminez si la mise à disposition d’eRooms et de domaines eRoom sur votre site est automatique ou manuelle.

• Si vous optez pour le mode automatique, vous pouvez utiliser des groupes de mise à disposition pour déterminer où créer des domaines eRoom et des eRooms et/ou choisir des serveurs pour les pages Mes eRooms.

• Si vous optez pour le mode manuel, vous pouvez utiliser les groupes de mise à disposition pour choisir des serveurs pour les pages Mes eRooms.

Voir aussi :

• Pour créer un nouveau domaine dans Administration de communauté explique comment ces paramètres de mise à disposition affectent la création de domaines eRoom.

• Création d’eRooms explique comment ces paramètres de mise à disposition affectent la création d’eRooms.

Groupes de mise à disposition

La table Groupes de mise à disposition contient le nom de chaque groupe de mise à disposition de votre site, ainsi que les serveurs et les communautés auxquels il est affecté. Quand vous créez des groupes de mise à disposition, ils apparaissent ici.  Voici ce que vous pouvez faire à l’aide de cette table.

Pour créer ou modifier un groupe de mise à disposition :

1. Pour ajouter un groupe de mise à disposition, cliquez sur . La page Ajout du groupe de mise à disposition s’ouvre.
   
   Pour modifier un groupe de mise à disposition, cliquez sur en regard de son nom. La page Modification du groupe de mise à disposition s’ouvre.

2. Renseignez ou modifiez les champs Nom, Description (facultatif) et Surnom pour le groupe de mise à disposition.
   
   La description permet aux administrateurs de site d’enregistrer des détails sur le groupe de mise à disposition.
   
   Le surnom est utilisé dans le nom d’un domaine eRoom créé automatiquement (avec l’assistant de création d’eRoom) quand il n’existe pas de domaines eRoom pour le groupe de mise à disposition sélectionné. Le cas échéant, un numéro est ajouté pour rendre le nom unique lors de la création d’une URL vers les eRooms dans le domaine eRoom.

3. Sélectionnez les serveurs et les communautés auxquels vous voulez affecter le groupe de mise à disposition.
   
   Il s’agit des serveurs et des communautés qui seront utilisés pour créer des eRooms et des domaines eRoom sur le site. Lors du choix des serveurs, tenez compte de la taille ou de l’activité prévues pour certains types d’eRooms ou de communautés.

4. Cliquez sur OK pour ajouter le groupe de mise à disposition à la table ou pour appliquer vos modifications.

Modification du libellé Groupes de mise à disposition

Vous pouvez remplacer le libellé Groupes de mise à disposition par un terme décrivant ce à quoi servent ces groupes (Emplacement ou Service, par exemple). Quand les membres créent des eRooms et des domaines eRoom, le nouveau terme remplace Groupes de mise à disposition. Un terme plus explicite améliore le contexte pour les membres et favorise l’adhésion à votre stratégie de mise à disposition.

Tapez un nouveau terme dans la zone Etiqueter le champ Groupe de mise à disposition.

Suppression de groupes de mise à disposition

Quand vous supprimez un groupe de mise à disposition, celui-ci est supprimé de toutes les listes où il apparaît (dans les assistants de création d’eRoom et de domaine eRoom par exemple). Les fichiers ou les bases de données sur les serveurs auxquels ce groupe était affecté ne sont pas remis à disposition, et les domaines eRoom des communautés auxquelles ce groupe était affecté ne sont pas déplacés, mais aucun élément associé à ce groupe ne peut plus être créé sur ces serveurs ou dans ces communautés.

Paramètres du site : Rapports d’utilisation

eRoom 7 peut consigner les statistiques sur les sessions et l’utilisation dans une base de données applicable à l’ensemble d’un site et fournir des rapports administratifs basés sur le Web. Vous pouvez également exporter les rapports d’utilisation sous forme de feuilles de calcul Excel dont les valeurs sont séparées par des virgules.

Voir  : Rapports d’utilisation

Paramètres du site : Planificateur

Le Planificateur eRoom est un traitement en arrière-plan exécuté sur les serveurs de votre site. Le Planificateur exécute des tâches le soir et des tâches en arrière-plan en continu, 24 h/24.

• En général, les tâches sont exécutées le soir mais vous pouvez choisir l’heure d’exécution qui vous convient. Pour ce faire, spécifiez une heure dans le champ Exécuter les tâches le soir à environ.

• Les tâches en arrière-plan s’exécutent aux intervalles définis dans la boîte de dialogue des paramètres d’optimisation du serveur du module enfichable eRoom MMC.

Installation eRoom avancée uniquement : La table Planificateur contient une ligne pour chaque serveur du site : les tâches en arrière-plan peuvent être spécifiées indépendamment pour chaque serveur.

Pour activer ou désactiver chaque tâche séparément, cochez ou désélectionnez la case correspondante (toutes les tâches sont activées par défaut).

Paramètres du site : Adresse électronique

Les paramètres de la page Adresse électronique déterminent la façon dont sont traités les messages sortants adressés aux membres eRoom et les messages entrants adressés aux boîtes de réception eRoom.

Remarque : à partir de la version 7.2, eRoom utilise SMTP au lieu de POP3. Lisez les informations ci-dessous pour savoir en quoi ce changement affecte les adresses électroniques des boîtes de réception existantes.

Messages sortants

Le Planificateur eRoom utilise votre serveur de messagerie SMTP pour envoyer les rapports de modification, les invitations eRoom et celle du site ainsi que les alertes par messagerie.

Indiquez le nom du serveur SMTP et son numéro de port.

• Dans la zone Nom de l’expéditeur, indiquez ce que les membres verront s’afficher dans le champ De quand eRoom leur enverra des messages (rapports de modification, invitations et alertes).

• Indiquez dans la zone Adresse de consignation des erreurs l’adresse électronique de la personne (il s’agit généralement de la vôtre) qui recevra les rapports d’erreurs du site. Si le Planificateur rencontre des problèmes lors de l’envoi des rapports de modification ou du contrôle des répertoires, eRoom envoie à cette adresse un message décrivant l’erreur.

• Après avoir entré un nom de serveur SMTP et une adresse électronique pour la consignation des erreurs, cliquez sur Test pour vérifier que tout fonctionne bien.

• Si votre serveur SMTP l’autorise, vous pouvez faire appel à Utilisation de relais pour que le message semble être envoyé par un utilisateur autre que son véritable expéditeur.

Messages entrants

eRoom a besoin de son propre serveur SMTP séparé pour que ses boîtes de réception puissent recevoir du courrier électronique.

• Vous devez décider si les membres eRoom peuvent ou non créer des boîtes de réception sur le site. Si vous cochez la case Autoriser les administrateurs de communauté ont alors le choix entre autoriser ou interdire la création de boîtes de réception. Le fait de désélectionner cette case interdit la création de boîtes de réception sur l’ensemble du site (et désactive l’option laissée aux administrateurs de communauté). Les boîtes de réception existantes continuent toutefois d’être opérationnelles même si les membres ne peuvent pas en créer d’autres.

• Si vous autorisez la création de boîtes de réception sur le site, indiquez le Domaine de l’adresse électronique pour toutes les nouvelles boîtes de réception (créées de zéro ou par couper-coller).

• Installation eRoom avancée uniquement : Choisissez le serveur eRoom sur lequel le service IIS SMTP est installé. (Ce service n’a besoin d’être installé que sur un seul serveur eRoom par site.)

Envoi de messages aux boîtes de réception eRoom depuis l’extérieur du pare-feu de l’entreprise

Selon la configuration de votre messagerie, il se peut qu’une passerelle ait été mise en place pour acheminer tous les messages Internet vers les différents serveurs de messagerie installés en interne. D’autres configurations ne comportent pas nécessairement une passerelle ; dans ce cas, le serveur eRoom de la DMZ reçoit le courrier électronique directement. Si les boîtes de réception de votre site reçoivent du courrier de l’extérieur d’un pare-feu, le serveur eRoom ou la passerelle de messagerie à l’intérieur de la DMZ doivent disposer d’une entrée DNS qui reconnaît le domaine de l’adresse de messagerie des boîtes de réception du site eRoom.

Contactez votre service informatique pour définir la façon dont vous souhaitez mettre le serveur SMTP à la disposition des clients de messageries internes et externes.

Changement des adresses de boîtes de réception lors du passage à eRoom 7.2

Lorsque votre site est mis à niveau vers la version 7.2, eRoom convertit les boîtes de réception POP3 en boîtes de réception SMTP. Les adresses de ces boîtes changent en conséquence, selon les règles suivantes :

• Les adresses des boîtes de réception créées antérieurement à la version 7.2 d’eRoom se présentent comme suit :

• Les adresses des boîtes de réception créées à compter de la version 7.2 d’eRoom se présentent comme suit :

Pour une seule communauté

Pour plusieurs communautés

Paramètres du site : Plans de projet

Utilisez la page Plans de projet pour gérer les paramètres par défaut relatifs aux plans de projet pour l’ensemble du site.

Paramètres du site : Extensions

Utilisez la page Extensions pour rendre les extensions (il s’agit de petites applications personnalisées pour la gestion de tâches eRoom spécialisées) disponibles pour certaines communautés ou pour tout le site. Les extensions ne sont visibles sur la page Extensions qu’après avoir été développées et déployées pour le site.

Pour plus d’informations sur le développement et la configuration d’extensions de serveur, reportez-vous au Server Extension Programmers Guide (Guide du programmeur des extensions du serveur) dans l’aide des API eRoom.

Stockage des fichiers d’extension à l’emplacement idoine

Quand vous développez une extension, vous devez placer tous les fichiers (pages ASP, fichiers de données, DLL, etc.) dans un dossier principal. Ensuite, ce dossier doit être placé dans le dossier ~Extensions du répertoire du serveur de fichiers eRoom 7 qui contient les modèles de domaines eRoom. Quand le dossier principal des extensions est placé dans le dossier ~Extensions, il devient visible dans l’onglet Extensions de l’outil d’administration Gestionnaire d’extensions. A partir de là, vous pouvez configurer votre extension et mettre à jour les serveurs pour qu’ils aient accès à l’extension.

Pour configurer et déployer une extension :

1. A partir du menu Démarrer de Windows, choisissez Programmes> Serveur eRoom >Administration du serveur eRoom.

Le module enfichable eRoom MMC s’ouvre.

2. Cliquez sur le dossier eRoom avec le bouton droit de la souris.

3. Choisissez Gestionnaire d’extensions.
   
   L’onglet Extensions de la boîte de dialogue Gestionnaire d’extensions apparaît.

4. Sélectionnez l’extension nouvellement ajoutée et cliquez sur Configurer.
   
   La boîte de dialogue de configuration apparaît.

5. Entrez des informations ou sélectionnez les paramètres pour renseigner la boîte de dialogue.
   
   Si l’extension comporte un fichier de configuration XML, certains des paramètres, voire tous, sont peut-être déjà renseignés.
   
   Si l’extension est une commande personnalisée et que vous ne spécifiez pas le type d’élément sur lequel vous souhaitez qu’elle apparaisse, elle apparaît alors sur tous les types d’élément applicables.

6. Cliquez sur OK.

7. A l’aide du Panneau de configuration de Windows, arrêtez tous les services IIS.

8. Dans la boîte de dialogue Gestionnaire d’extensions, cliquez sur l’onglet Update Local Server (Mettre le serveur local à jour pour la version multiserveur).

9. Cliquez sur le bouton Démarrer.
   
   L’extension nouvellement configurée est distribuée au serveur actuel. Les extensions peuvent maintenant être activées ou désactivées pour des communautés individuelles via la section Extensions de la page Paramètres du site d’eRoom.

10. A l’aide du Panneau de configuration de Windows, redémarrez tous les services IIS.

11. Répétez les étapes 7 à 10 sur tous les autres serveurs du site.

Remarque : lors de l’exécution du gestionnaire d’extensions sur un site contenant un cluster, le statut d’installation de l’extension de chaque nœud du cluster s’affiche. Ceci peut être consulté dans l’onglet de l’état du serveur de la boîte de dialogue Gestionnaire d’extensions d’eRoom. Les noeuds du cluster sont identifiés dans la colonne Serveur en tant que SiteServerName/ClusterNodeName.

Pour supprimer une extension :

1. A partir du menu Démarrer de Windows, choisissez Programmes > Serveur eRoom > Administration du serveur eRoom.
   
   La fenêtre d’administration du serveur eRoom (ERSAdmin) apparaît.

2. Cliquez sur le dossier eRoom avec le bouton droit de la souris.

3. Choisissez Gestionnaire d’extensions.
   
   L’onglet Extensions de la boîte de dialogue Gestionnaire d’extensions apparaît.

4. Sélectionnez l’extension à supprimer et cliquez sur Supprimer.

5. Confirmez la suppression.

Dès lors qu’une extension est développée et déployée, vous pouvez la rendre disponible pour des communautés particulières ou pour tout le site, ou limiter sa disponibilité. Il se peut toutefois que certaines extensions (gestionnaires d’événements, visionneuses personnalisées, etc.) soient limitées au seul niveau de la communauté et ne puissent être limitées au niveau de l’eRoom.

Pour rendre une extension disponible pour certaines communautés ou pour tout le site :

1. Sur la page Extensions de Paramètres du site, localisez l’extension que vous voulez rendre disponible.

2. Spécifiez un des quatre modes Disponibilité.
   
   Les modes Toujours désactivé et Toujours activé ne permettent pas aux administrateurs de communauté de changer une extension pour leurs communautés. En revanche, les modes Désactivé mais peut être activé et Activé mais peut être désactivé permettent aux administrateurs de communauté de déterminer la disponibilité des extensions pour leurs communautés.

3. Cliquez sur et sélectionnez la ou les communautés auxquelles appliquer le paramètre de disponibilité.

4. Cliquez sur OK.

5. Après avoir défini la disponibilité des extensions, cliquez sur Appliquer sur la page Extensions.

Paramètres du site : Messagerie instantanée

Si vous disposez de eRoom Instant Messaging Integration Services, la page Messagerie instantanée vous permet de gérer les paramètres de messagerie instantanée dans eRoom pour l’ensemble du site.

Remarque : Microsoft Live Communication Server (LCS) est le seul réseau de MI pris en charge dans la version actuelle.

Pour activer la messagerie instantanée sur votre site :

1. Commencer par spécifier le nom du serveur puis, facultativement, le numéro de port de la passerelle de messagerie instantanée.

2. Si cette passerelle utilise SSL, cochez la case libellée Utiliser SSL pour se connecter à ce serveur.

3. Saisissez le nom de connexion et le mot de passe du compte Windows ayant accès à la passerelle de messagerie instantanée. Il s’agit du nom de compte et du mot de passe que vous avez fournis dans le programme d’installation de la passerelle de MI.

4. Cliquez sur le bouton Test pour vérifier si le mot de passe et le nom du compte sont valides pour la passerelle de messagerie instantanée.

5. Cliquez sur Appliquer en haut de la page Messagerie instantanée pour activer les paramètres de la passerelle et du compte.

6. Pour permettre aux membres d’utiliser un réseau de messagerie instantanée, vous devez créer une identité eRoom pour ce réseau (compte existant pour ce réseau, qui ne sera utilisé par eRoom que pour envoyer des messages aux membres). Les membres eRoom qui utilisent ce réseau seront ajoutés à la liste de contacts de ce compte, et les messages provenant d’eRoom seront envoyés à partir de ce compte. Chaque identité peut prendre en charge un nombre limité de membres. De ce fait, vous devez créer plusieurs identités si le nombre de membres utilisant le réseau sur le site est supérieur. Une identité se compose d’un nom de compte et d’un mot de passe.

• Cliquez sur Ajouter une identité.

• Spécifiez le réseau que l’identité utilisera (Microsoft Live Communication Server, ou LCS).

• Spécifiez le nom du compte et le mot de passe de l’identité. Le nom du compte peut apparaître dans les listes de contact des membres. Pour cette raison, il doit décrire votre site ou votre société (par exemple, utilisez CompteConception plutôt qu’un nom abscons tel que ER1579).

• Cliquez sur Test pour vérifier la connexion au réseau de messagerie instantanée sélectionné en utilisant le nom de compte et le mot de passe fournis.

• Cliquez sur OK pour activer les paramètres de compte de l’identité puis ajoutez celle-ci à la table Identités. S’il s’agit de la première identité créée pour un réseau, celui-ci est initialisé automatiquement.

7. Sélectionnez ensuite la case libellée Ce site prend en charge la messagerie instantanée. (Si cette case est décochée, la messagerie instantanée n’est pas prise en charge sur le site, et aucune interface de messagerie instantanée n’apparaît dans le produit.) Cliquez sur Appliquer ou sur OK après avoir coché cette case.

Table des identités

La table Identités répertorie les identités utilisées par eRoom pour accéder à chaque réseau, ainsi que les comptes de membre associés.

• Réseau de messagerie instantanée : affiche le nom du réseau de messagerie instantanée des identités.

• Identité : affiche le nom de compte fourni pour chacune des identités du réseau. Pour modifier une identité, cliquez sur . A la suite des lignes d’identité, une ligne intitulée Non affecté indique le nombre de membres ayant fourni des comptes pour ce réseau, mais qui n’ont pas encore été affectés à une identité. Après une mise à jour du nombre des membres, la colonne Etat de cette ligne affiche un message s’il est nécessaire d’ajouter d’autres identités.

• Membres affectés à cette identité : indique le nombre de membres affectés à l’identité.

• Nombre d’identités pouvant être stockées : indique le nombre maximum de membres pouvant être affectés à l’identité.

• (La ligne Total affiche le total des colonnes Membres affectés et Nombre d’identités pouvant être stockées pour toutes les identités du réseau.)

• Etat : affiche l’état du réseau. L’état est en ligne si eRoom peut se connecter au réseau et si l’identité s’est connectée, ou bien un message d’erreur dans le cas contraire. S’il existe des membres non affectés, la colonne Etat de la ligne Total indique le nombre d’identités supplémentaires nécessaires pour les membres non affectés.

• (supprimer) : Cliquez sur pour supprimer une identité. Si des comptes de membre sont affectés à cette identité, ces membres deviennent non affectés. Dans ce cas, un message fournit des informations supplémentaires. Lorsque la seule identité d’un réseau est supprimée, celui-ci n’est plus pris en charge sur votre site. La suppression de la dernière identité désactive la messagerie instantanée sur le site.

Pour obtenir des informations sur les nouveaux membres pour tous les réseaux à partir de la passerelle de messagerie instantanée, cliquez sur Mettre à jour les décomptes des membres.

Groupe d’autorisations de messagerie instantanée

Vous avez le choix entre autoriser seulement certains membres et autoriser tous les membres à utiliser la messagerie instantanée sur votre site. Cliquez sur pour spécifier les membres du site pouvant être contactés par messagerie instantanée. La mention Peut être contacté via un message instantané figure sur la page d’information sur les membres disposant de cette autorisation.

Lorsque vous ajoutez un membre au groupe d’autorisation de la messagerie instantanée, eRoom surveille la présence de ce membre dans la messagerie instantanée. Non seulement ils peuvent être contactés par la messagerie instantanée, mais leur présence est indiquée par les icônes de membre (où ils apparaissent), ils peuvent choisir de recevoir des notifications par messagerie instantanée, et vous pouvez leur envoyer des alertes par messagerie instantanée.