Remarque : les extensions Workflow sont des fonctionnalités disponibles séparément qu’il est possible d’ajouter à eRoom Enterprise. Pour plus d’informations, consultez le réseau des développeurs EMC à l’adresse http://developer.emc.com/developer/.Cette rubrique contient les sections suivantes :
Création de liens entre des fichiers et un référentiel Documentum
Indication d’un emplacement de stockage par défaut dans un référentiel
Ouverture de Documentum Webtop ou du client Web Publisher via eRoom (Internet Explorer uniquement)
eRoom Enterprise est une extension de l’interface eRoom disposant d’une licence séparée et permettant de gérer du contenu à l’aide de Documentum Content Server. Elle permet à des équipes de collaborer sur des projets et de gérer le contenu au sein d’un environnement intégré. Les équipes de projets peuvent utiliser eRoom Enterprise pour gérer l’ensemble du cycle de vie du contenu : de la conception, la création et l’approbation du document (dans eRoom) à son stockage, archivage, indexation et publication (à l’aide de Documentum Content Server).
Par exemple, au début d’un nouveau projet, les membres de l’équipe peuvent placer dans l’eRoom des documents archivés dans un référentiel Documentum. Au cours du projet, les documents sont modifiés et publiés périodiquement dans le référentiel. A la fin du projet, l’équipe archive l’ensemble du contenu, auquel elle peut accéder et qu’elle peut réutiliser à son gré.
Remarque : les extensions Workflow sont des fonctionnalités disponibles séparément qu’il est possible d’ajouter à eRoom Enterprise. Pour plus d’informations, consultez le réseau des développeurs EMC à l’adresse http://developer.emc.com/developer/.
Voir aussi :
Paramètres du site : Serveur de contenu, dans la section Administration d’un site pour plus d’informations sur les paramètres du site en rapport avec eRoom Enterprise.
Dossiers liés pour plus d’informations sur un élément de zone de stockage eRoom qui est un lien bidirectionnel vers un dossier ou un classeur d’un serveur de contenu.
Liens au serveur de contenu dans la rubrique « Coordination d’un eRoom » pour plus d’informations sur les paramètres eRoom en rapport avec eRoom Enterprise.
Fichiers liés au serveur de contenu et suivi de version dans la rubrique Fichiers pour plus d’informations sur la façon dont eRoom Enterprise intègre le suivi de version dans les applications eRoom et Documentum.
Recherches dans le serveur de contenu dans la rubrique Recherche d’éléments et d’eRooms pour plus d’informations sur le lancement d’une recherche dans un référentiel du serveur de contenu à partir d’eRoom.
Pour consulter les notions de base d’eRoom, reportez-vous à la rubrique Utilisation de votre eRoom. Si vous n’êtes pas familiarisé avec la gestion de contenu Documentum, vous trouverez ci-dessous des explications concernant certains termes utilisés dans eRoom Enterprise :
Serveur de contenu : serveur de fichiers qui sécurise le stockage des fichiers et en contrôle l’accès.
Référentiel : conteneur de fichiers résidant sur le serveur de contenu où vous conservez des documents de toutes sortes tels que des illustrations, des images numérisées, voire du son et des films numériques. Un référentiel comporte à la fois le contenu d’un document (fichier que vous créez au moyen d’applications telles qu’un traitement de texte ou un tableur) et les propriétés du document (descriptif, tel que la date de création du document, son auteur, l’auteur des dernières modifications, les versions, le format et le statut dans un cycle de vie). Les propriétés d’un document sont quelquefois appelées métadonnées, ou attributs.
Fichier lié au serveur de contenu : élément fichier stocké dans un référentiel Documentum et accessible à partir d’eRoom via un lien. Fichier qui peut être ouvert ou modifié via un eRoom ou depuis une autre application Documentum ayant accès au serveur de contenu (Webtop, Desktop Client ou Web Publisher). Voir Utilisation de fichiers liés au serveur de contenu.
Dossier lié -- dossier pour la synchronisation des fichiers entre eRoom et un emplacement du serveur de contenu.
Modèle : document vide utilisé comme point de départ pour la définition des attributs d’un contenu correspondant à un type de données particulier. Les notes de frais, les comptes rendus de réunion ou les demandes de modification sont des exemples de modèles. Dans les modèles de type note de frais, les propriétés peuvent par exemple être la date, le nom, le service et les tâches de routage propres aux notes de frais. Les administrateurs peuvent proposer des modèles dans eRoom Enterprise : il leur suffit de les stocker dans le dossier Modèles eRoom (tient compte de la différence entre majuscules et minuscules) du classeur système du référentiel. Si de tels modèles sont disponibles, l’utilisateur eRoom qui crée un fichier lié à un serveur de contenu peut sélectionner un modèle à associer au document. Le nouveau document hérite les propriétés, mais pas le contenu du document modèle. Certains modèles peuvent être identifiés comme ayant des propriétés obligatoires que les membres doivent spécifier lorsqu’ils créent un fichier lié au serveur de contenu dans un eRoom.
Document virtuel : document référentiel composé d’autres documents. Un document virtuel permet de combiner des documents dont le contenu a des formats divers.
Format associé : copie d’un document associée à l’original, qui a été convertie dans un format différent afin de le rendre exploitable par divers utilisateurs. Par exemple, un document composé à l’origine dans Microsoft Word peut être associé à un rendu Adobe PDF permettant aux utilisateurs ne disposant pas de ce logiciel de traitement de texte de le lire.
Retirer : verrouille un document dans un référentiel, de sorte que ni le contenu ni les propriétés ne puissent être modifiés par d’autres utilisateurs, et télécharge le contenu du document sur votre ordinateur afin que vous puissiez le modifier. Les modifications apportées aux propriétés d’un document ou à son contenu ne sont enregistrées dans le référentiel que lorsque le document est consigné. De l’extraction du fichier à sa réintégration dans le référentiel, tous les liens vers ce fichier présents dans les eRooms sont réservés pour modification par la personne ayant extrait le fichier.
Consigner : processus consistant à replacer un document retiré dans le référentiel. Cela revient à créer une nouvelle version du fichier et, en même temps, à retirer le verrouillage du fichier dans le référentiel, ainsi que la réservation pour modification dans eRoom ; les utilisateurs disposant des autorisations appropriées peuvent ainsi modifier le document et ses propriétés.
Remarque : les fichiers liés au serveur de contenu d’eRoom ne peuvent pas être protégés via la gestion des droits d’eRoom. De même, vous ne pouvez pas activer la gestion des droits pour les dossiers qui comportent des emplacements de stockage par défaut dans un référentiel Documentum ou pour les dossiers liés eRoom. Néanmoins, même si la gestion des droits n’est pas activée pour un site ou un eRoom, les fichiers protégés liés à un emplacement de référentiel sont affichés dans ces types de dossiers.
Pour utiliser les fonctionnalités d’eRoom Enterprise, vous devez disposer d’un nom d’utilisateur de serveur de contenu et d’un mot de passe. Lors de votre premier accès à un référentiel par l’intermédiaire d’eRoom, vous devez fournir ces informations de connexion. Si vos informations de membre eRoom incluent ces paramètres, eRoom les utilise pour vous connecter. Dans le cas contraire, une boîte de dialogue Connexion vous invite à les saisir. La connexion au référentiel établie, eRoom vous connecte à tous les autres référentiels rattachés à votre communauté pour lesquels vous disposez des mêmes informations de connexion. Dans les sessions eRoom ultérieures, vous n’avez plus besoin de fournir ces informations de connexion pour accéder à ces référentiels. Lorsque vous accédez à un référentiel pour lequel vous disposez d’informations de connexion différentes (ou si vos informations de connexion ont changé), une boîte de dialogue vous invite à les saisir. Dans ce cas, eRoom vous connecte à tous les référentiels rattachés à votre communauté pour lesquels vous disposez des mêmes informations de connexion.
Remarque : si votre site eRoom est personnalisé (via SAAPI) pour la prise en charge de l’intégration par connexion unique à Content Server (avec eTrust™ SiteMinder®), vous êtes automatiquement connecté à un référentiel sans aucune invite. Cette personnalisation est accessible par le biais des Services Professionnels EMC.
Vous disposez des méthodes suivantes pour créer un fichier lié à Content Server :
à partir de fichiers présents sur votre ordinateur (dans la rubrique Fichiers)
à partir de fichiers d’un référentiel (dans la rubrique Fichiers)
Lorsque vous ajoutez un fichier à partir de votre ordinateur pour le lier à Content Server ou lorsque vous créez des fichiers liés à Content Server à partir de fichiers eRoom existants, vous devez sélectionner un emplacement de stockage. Dans eRoom, le sélecteur de cible/modèle du serveur de contenu vous aide à parcourir les référentiels, classeurs, dossiers et modèles disponibles pour le stockage et la recherche de fichiers dans Documentum. Un emplacement cible initial est déjà spécifié (dans leurs paramètres par défaut) pour certains eRooms, dossiers, ou zones de pièces jointes de base de données lorsqu’un fichier créé, déplacé, collé ou acheminé y est stocké automatiquement. Dans ce cas, vous pouvez utiliser l’emplacement par défaut ou en sélectionner un autre.
Dans l’affichage sous forme de liste ou l’affichage détaillé d’une zone d’éléments ou de pièces jointes eRoom, les fichiers liés au serveur de contenu sont accompagnés d’une icône de classeur (
). De même, dans le cas d’un fichier lié au serveur de contenu, une coche apparaît en regard de la commande Lien au serveur de contenu du menu contextuel correspondant.
Si votre site l’autorise, tout fichier lié au serveur de contenu comportant une miniature affiche celle-ci dans la résolution native (généralement, 100 x 100) plutôt que son icône. Les miniatures ne sont affichées que dans la vue avec grandes icônes d’un élément eRoom ou d’une zone de pièce jointe ; en outre, vous ne voyez les miniatures des fichiers que si vous disposez de droits d’ouverture.
Les fichiers stockés dans le référentiel ont le même nom que leurs homologues eRoom liés au serveur de contenu, sauf si eRoom renomme le lien pour éviter un conflit de nom. Quand un fichier est renommé dans l’application eRoom ou Documentum, les noms sont synchronisés dans les deux applications.
Appliquez cette procédure pour stocker un fichier jusqu’alors non lié ou pour modifier l’emplacement de stockage dans un même référentiel d’un fichier existant lié au serveur de contenu. (Pour stocker le fichier dans un autre référentiel, vous devez supprimer le lien du fichier, puis le recréer.)
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une icône de fichier, puis sélectionnez Lien au serveur de contenu... dans le menu contextuel.
Remarque : la commande Lien au serveur de contenu... n’est pas disponible pour les fichiers d’un dossier ou d’un espace eRoom dont la règle degestion des droits protège automatiquement le contenu concerné.
Dans le cas d’un fichier unique, la case Stocker ce fichier dans le serveur de contenu de la page Lien au serveur de contenu qui apparaît est sélectionnée.
Si un emplacement/modèle cible est déjà indiqué (il peut s’agir d’un emplacement de référentiel par défaut pour l’espace eRoom, le dossier ou la zone de pièces jointes de base de données en cours, d’un emplacement précédemment spécifié ou de l’emplacement de stockage actuel du fichier), cliquez sur OK pour y conserver votre fichier (et terminer la procédure) ou sur 
pour changer d’emplacement/modèle et passer à l’étape suivante.
Si aucun emplacement/modèle cible n’est spécifié, cliquez sur et passez à l’étape suivante.
Si plusieurs fichiers sont sélectionnés (dans un affichage détaillé), la page Lien au serveur de contenu vous demande si vous souhaitez stocker tous les fichiers dans le référentiel ou les supprimer. La valeur par défaut est Tous les stocker sur le serveur de contenu.
Si un emplacement/modèle cible est déjà spécifié, tous les fichiers sélectionnés sont associés au même emplacement/modèle de référentiel. Dans ce cas, cliquez sur OK pour stocker le fichier à cet emplacement (et terminer la procédure) ou cliquez sur pour modifier l’emplacement et passer à l’étape suivante.
Si aucun emplacement/modèle cible n’est spécifié, cliquez sur et passez à l’étape suivante.
(Ignorez cette étape si un emplacement par défaut est spécifié pour l’espace eRoom, le dossier ou la zone de pièces jointes de base de données en cours.)
Connectez-vous si vous y êtes invité. Sinon, continuez.
Sur la page Lien à Content Server : sélectionner un emplacement, parcourez le référentiel pour rechercher les classeurs et dossiers dans lesquels enregistrer vos fichiers. Dans ce cas, cliquez sur Modifier le référentiel pour en sélectionner un autre, le cas échéant.
Dans la liste déroulante, sélectionnez le classeur ou le dossier de destination, et un modèle (si nécessaire). Cliquez ensuite sur OK.
Une fois revenu à la page Lien au serveur de contenu, sélectionnez un autre emplacement (en cliquant sur ) ou cliquez sur OK pour confirmer que vous souhaitez conserver le ou les fichiers à l’emplacement référentiel spécifié.
Si les propriétés de fichier sont requises lorsque les fichiers sont associés au serveur de contenu (paramètre de site ou de communauté), la fenêtre des propriétés WDK s’ouvre. Si vous avez sélectionné un modèle (à l’étape 5) comportant des propriétés obligatoires, vous devez spécifier ces propriétés avant de pouvoir stocker le fichier dans Content Server. Si votre fichier ne comporte pas de propriété obligatoire, vous pouvez en spécifier si vous le souhaitez (facultatif). Cliquez sur OK pour définir les propriétés et fermer la fenêtre.
eRoom télécharge le ou les fichiers sélectionnés vers l’emplacement spécifié du référentiel et crée simultanément une ou plusieurs icônes de fichier lié au serveur de contenu dans votre eRoom.
Remarque : eRoom ne conserve pas les copies des fichiers liés au serveur de contenu dans son cache ni dans la corbeille. Si vous annulez ou fermez la fenêtre des propriétés WDK d’un fichier ne comportant pas de propriété obligatoire, eRoom crée le lien dans eRoom et place le fichier dans le serveur de contenu. En revanche, s’il existe des propriétés obligatoires, le fichier est supprimé du serveur de contenu et le lien qui subsiste dans eRoom est brisé. Toutefois, et seulement dans ce cas, le serveur eRoom conserve une copie de ce fichier afin d’éviter toute perte définitive du travail. La prochaine fois que vous cliquez sur un lien brisé comme celui-ci, eRoom vous demande si vous souhaitez le remplacer par le fichier proprement dit. Si vous cliquez sur OK, eRoom récupère le fichier sur le serveur et remplace le lien par ce fichier. Le fichier est alors présent dans eRoom en tant que fichier sans lien.
Sur la page Lien à Content Server : sélectionner des fichiers du sélecteur cible/modèle, indiquez des critères de recherche de texte et cliquez sur rechercher.
eRoom effectue une recherche en mode texte intégral dans le référentiel et remplace la liste des classeurs par 250 résultats (maximum) en lecture seule. Les résultats sont initialement triés par position et ne sont pas liés.
Sélectionnez un fichier ou cliquez sur Réinitialiser pour remplacer les résultats de la recherche par l’arborescence du référentiel.
Cliquez sur OK pour revenir à la page Ajout d’un fichier ; le fichier éventuellement sélectionné apparaît dans la zone Ajouter un fichier depuis le serveur de contenu.
Lorsqu’un fichier est stocké dans un référentiel et lié à votre espace eRoom, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :
Copier ou déplacer dans eRoom des fichiers existants liés au serveur de contenu, tout en conservant l’emplacement de stockage des fichiers dans le référentiel
Exporter ou importer des espaces eRoom contenant des fichiers liés au serveur de contenu, tout en conservant les paramètres de stockage dans le référentiel de ces fichiers
Recevoir une notification par messagerie vous informant des éventuelles mises à jour des fichiers liés au serveur de contenu (marqués comme non lus), que les modifications aient été apportées dans eRoom ou dans l’application Content Server.
Rechercher un fichier comme vous le faites pour d’autres éléments eRoom. eRoom répertorie le contenu de tous les fichiers liés au serveur de contenu. Même si le contenu de ces fichiers se trouve dans un référentiel, vous pouvez toujours le rechercher dans eRoom. Notez cependant que les rendus (le cas échéant) de fichiers liés au serveur de contenu ne sont pas indexés pour les recherches.
Modifier son emplacement de stockage dans le référentiel
Afficher les rendus par défaut de fichiers liés au serveur de contenu dans eRoom
Modifier le fichier depuis eRoom ou (le cas échéant), Document WebTop, Desktop Client ou Web Publisher
Modifier les propriétés du fichier dans eRoom depuis la fenêtre des propriétés WDK (si elle est disponible)
Supprimer le lien du fichier
Partager le fichier entre des espaces eRoom en créant des fichiers liés à Content Server dans plusieurs espaces eRoom, chacun pointant vers le même fichier stocké dans le référentiel
Dans eRoom, l’accès aux fichiers liés à Content Server dépend des éléments suivants :
Votre rôle eRoom : par exemple, les coordinateurs eRoom disposent de droits de modification sur tous les éléments d’un espace eRoom.
Vos droits eRoom sur l’élément : par exemple, vous ne pouvez visualiser que les fichiers masqués liés au serveur de contenu pour lesquels vous disposez au moins de droits d’ouverture.
Vos autorisations au serveur de contenu concernant le fichier.
Pour consulter ou modifier un fichier lié au serveur de contenu dans eRoom, vous devez disposer des autorisations appropriées dans les deux environnements. En d’autres termes, vos droits d’accès dans une application ne remplacent pas les droits dont vous disposez dans l’autre environnement.
Remarque : une option permet aux administrateurs de communauté eRoom d’indiquer les utilisateurs autorisés à créer et à modifier des liens au serveur de contenu : il peut s’agir de tous les membres eRoom ayant le rôle de participant ou un rôle supérieur, des coordinateurs et des personnes occupant un rôle supérieur uniquement, ou des administrateurs de domaine eRoom uniquement. Même si tous les participants disposent de cette autorisation au niveau du serveur, une option permet aux coordinateurs eRoom de restreindre cette autorisation aux seuls coordinateurs. Les restrictions appliquées aux liens au serveur de contenu n’ont pas de répercussions sur les droits d’accès eRoom, qui déterminent les utilisateurs pouvant visualiser, ouvrir et modifier les éléments eRoom.
Si un rendu est associé à un fichier lié au serveur de contenu (par exemple, PDF ou JPG), le menu contextuel du fichier inclut une commande Aperçu. Cliquez sur cette commande ou sur l’icône du fichier pour que eRoom récupère le rendu par défaut de la version actuelle du fichier à partir du serveur de contenu et l’affiche dans l’application associée sur le poste client. Cliquez sur Afficher ou Modifier pour ouvrir le fichier proprement dit (et non le rendu) dans l’application qui a servi à le créer (si elle est disponible), en lecture seule (Afficher) ou pour modification (Modifier).
Si une visionneuse personnalisée est installée et si un rendu est disponible pour le fichier, la commande Aperçu affiche toujours le rendu. Si une visionneuse personnalisée est associée à l’extension du rendu, celui-ci s’ouvre dans la visionneuse personnalisée. Sinon, elle s’ouvre dans l’application associée à ce type de fichier.
Remarque : affiche le rendu des fichiers liés au serveur de contenu nécessitant Documentum Media Services.
Renommez ou modifiez un fichier lié au serveur de contenu via eRoom ou une autre application Documentum ayant accès au serveur de contenu pour rendre la ou les modifications visibles dans les deux environnements.
La modification d’un fichier lié au serveur de contenu dans eRoom ou la réservation pour modification a pour effet de retirer le fichier du serveur de contenu. Lorsque vous levez la réservation eRoom pour modification du fichier, il est reconsigné. Si vous modifiez ce type de fichier sans annuler la réservation, l’application Documentum en crée une nouvelle version, mais la laisse retirée. De même, si vous extrayez un fichier de Content Server, le fichier lié dans eRoom vous est également réservé. Vous pouvez donc le modifier dans l’un ou l’autre des environnements.
Remarque : lorsque vous copiez un fichier lié au serveur de contenu vers un autre emplacement, vous créez une nouvelle référence vers l’emplacement où le fichier est stocké dans le référentiel. L’option Copier un lien, par contre, crée un lien URL vers le fichier lié au serveur de contenu dans eRoom. Lorsque vous déplacez un fichier lié au serveur de contenu, il conserve également ses informations de lien.
Voir aussi : Fichiers liés au serveur de contenu et suivi de version dans Fichiers pour de plus amples informations sur la manière de spécifier une révision majeure ou mineure lorsque vous modifiez un fichier lié au serveur de contenu dans eRoom.
Si votre site ou une communauté spécifie une URL Documentum Webtop/DAM ou Web Publisher, vous pouvez ouvrir la fenêtre des propriétés WDK dans eRoom à l’aide de la commande du menu contextuel donnant accès aux propriétés du contenu. Une nouvelle fenêtre de navigateur s’ouvre alors, affichant les propriétés du fichier.
Si votre site ou une communauté spécifie que les propriétés de fichier sont obligatoires lorsque des fichiers sont liés au serveur de contenu, la fenêtre des propriétés WDK s’ouvre au début du processus de liaison. Si vous liez un fichier comportant des propriétés obligatoires au serveur de contenu, il ne vous est pas possible de l’y enregistrer si vous ne fournissez pas la valeur de ces propriétés.
Remarque : pour modifier le contrôle d’accès (listes ACL) aux fichiers liés au serveur de contenu directement dans un référentiel, utilisez le client Documentum Webtop ou Web Publisher depuis eRoom (via la commande Accès au serveur de contenu) ou utilisez un autre client Content Server tel que Document Desktop Client.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’icône du fichier, puis sélectionnez Lien au serveur de contenu dans le menu contextuel.
Dans le cas d’un fichier unique, la case Stocker ce fichier dans le serveur de contenu de la page Lien au serveur de contenu qui apparaît est sélectionnée. Désélectionnez la case.
Si plusieurs fichiers sont sélectionnés (dans un affichage détaillé), la page Lien au serveur de contenu vous demande si vous souhaitez stocker tous les fichiers dans le référentiel ou les supprimer. Sélectionnez Tous les supprimer du serveur de contenu.
Cliquez sur OK pour supprimer le lien du ou des fichiers et copier la ou les versions actuelles du serveur de contenu dans l’eRoom. Le fichier et toutes ses versions restent stockés dans le serveur de contenu, mais les copies ne sont plus synchronisées. Par ailleurs, il est impossible de créer un lien pour les fichiers dont le lien a été supprimé.
Si vous supprimez de votre eRoom un fichier lié au serveur de contenu, seule l’icône de fichier est supprimée de l’eRoom. Le fichier réel dans le serveur de contenu est conservé. Cependant, le lien supprimé n’est pas placé dans la Corbeille eRoom. Pour restaurer le fichier lié, vous devez donc le recréer à partir du référentiel (comme décrit précédemment). Si le fichier est supprimé de Content Server, son icône reste dans eRoom, mais le lien ne fonctionne pas.
Dans un référentiel Documentum, vous pouvez spécifier un emplacement par défaut pour stocker automatiquement tous les fichiers non liés créés, déplacés, collés ou acheminés vers un dossier particulier (exemple) ou dans une zone de pièces jointes de base de données (exemple). Ces paramètres de stockage par défaut remplacent les valeurs par défaut d’emplacement de modèle d’eRoom.
Pour les fichiers ainsi liés au serveur de contenu, l’emplacement de stockage par défaut peut être modifié et le lien du fichier supprimé, comme pour tout fichier lié au serveur de contenu. Ces paramètres de stockage automatique n’ont d’incidence que sur les fichiers (et sur aucun autre élément eRoom). Aucun sous-dossier ne peut hériter de ces valeurs par défaut à partir d’un dossier parent ou d’une zone de pièces jointes de base de données parente.
Quand un fichier lié au serveur de contenu est déplacé vers un dossier ou une étape de processus d’approbation, eRoom conserve les paramètres de lien existants, que la création de lien automatique/par défaut soit activée ou non.
Remarque : vous ne pouvez pas activer la gestion des droits des dossiers dotés d’un emplacement de stockage par défaut dans un référentiel.
Dans eRoom Enterprise uniquement, les zones de pièces jointes de base de données disposent d’une option permettant de lier automatiquement à un emplacement de référentiel par défaut tous les fichiers non liés qui y sont créés, déplacés ou collés. Dans les bases de données de processus d’approbation, vous pouvez remplacer ce paramètre étape par étape pour les entrées effectuées. En voici la raison :
Supposez que votre équipe utilise une base de données de processus d’approbation pour effectuer le suivi des problèmes du projet. La zone de pièces jointes correspondante est configurée pour enregistrer toutes les pièces jointes dans un dossier Problèmes du référentiel. La première étape de la base de données est appelée « non prêt pour diffusion ». L’option Pièces jointes de la création de lien automatique est désactivée dans la page des options de champ de l’étape. Ce paramètre remplace le paramètre de l’option de la base de données parent. Ainsi, lors de cette étape, vous pouvez entrer des problèmes sans que les fichiers joints soient stockés à long terme dans le référentiel. Certaines entrées passent à l’étape suivante, au cours de laquelle les fichiers joints sont placés dans le référentiel et d’autres sont fermées sans autre opération.
A l’inverse, si votre équipe utilise une base de données de processus d’approbation pour développer des propositions, par exemple, vous pouvez ne définir la création de lien automatique pour les pièces jointes que pour l’étape finale. Ainsi, seules les propositions finales sont archivées dans le référentiel, d’où elles peuvent être gérées et réutilisées dans de nouveaux projets.
Dans la page Créer ou Modifier du dossier, ou dans la page Options de champ de base de données de la zone de pièces jointes, cochez la case Par défaut, les fichiers sont liés au serveur de contenu, puis cliquez sur Paramètres pour sélectionner l’emplacement.
Si plusieurs référentiels sont disponibles, la page Lien à Content Server : sélectionner un référentiel s’ouvre. Sélectionnez un référentiel et cliquez sur OK.
Ignorez cette étape si un emplacement par défaut est spécifié pour l’espace eRoom en cours. Dans ce cas, cliquez sur Modifier le référentiel pour sélectionner un autre référentiel.
Connectez-vous si vous y êtes invité. Sinon, continuez.
Sur la page Lien à Content Server : sélectionner un emplacement, recherchez l’emplacement par défaut du référentiel dans lequel enregistrer les fichiers du dossier ou de la zone de pièces jointes.
Cliquez sur OK pour revenir à la page des paramètres. Cliquez une nouvelle fois sur OK pour que le paramètre de lien par défaut défini s’applique au dossier ou à la zone de pièces jointes.
Si l’accès au client Documentum WebTop ou Web Publisher est activé pour votre site ou pour une communauté, le menu contextuel d’eRoom fournit la commande Accès au serveur de contenu. Dans Webtop ou WebPublisher, vous avez accès à toutes les fonctions (mises à votre disposition par cette application en fonction de vos rôles du serveur de contenu et autorisations ACL), parmi lesquelles les propriétés, les listes de version/rendu, les autorisations sur les objets, les relations, les flux de travail de début et les actions du cycle de vie.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’icône d’un fichier lié au serveur de contenu.
Sélectionnez Accès au serveur de contenu dans le menu contextuel.
Un client Webtop ou Web Publisher s’ouvre dans une fenêtre de navigateur séparée et affiche le fichier sélectionné.