pour ouvrir l’Assistant Créer un eRoom, qui vous aidera à effectuer les opérations suivantes :Cette rubrique contient les sections suivantes :
Les eRooms fournissent des espaces de travail virtuels où des utilisateurs répartis sur des sites différents peuvent coopérer à des activités, des projets ou des objectifs communs. Lorsque vous vous préparez à créer un eRoom, posez-vous les questions suivantes :
Quelle est sa finalité ?
Qui en a besoin ?
De quelle communauté de votre site fait-il partie ?
Disponibles à l’avance, ces informations vous aident à renseigner l’Assistant Créer un eRoom.
Si vous disposez d’une autorisation de type Peut créer des eRooms dans au moins une communauté de votre site, vous pouvez créer des eRooms à partir de votre page Mes eRooms. Si vous êtes administrateur, vous pouvez également créer des eRooms à partir des Paramètres de la communauté.
Dans Mes eRooms ou dans la page Domaines eRoom de Paramètres de la communauté, cliquez sur pour ouvrir l’Assistant Créer un eRoom, qui vous aidera à effectuer les opérations suivantes :
Donner un nom à votre eRoom et déterminer où le créer.
Sélectionner les membres de votre eRoom.
Attribuer des rôles aux membres de l’eRoom.
Définir les options eRoom.
Remarque : après avoir créé votre eRoom, vous pouvez modifier ses paramètres ultérieurement, dans les Paramètres eRoom. Pendant que vous spécifiez les membres initiaux de votre eRoom lors de sa création, les coordinateurs assurent la gestion permanente de ses membres.
Saisissez le nom de votre eRoom. A mesure que vous le saisissez, eRoom renseigne automatiquement l’URL, en supprimant les espaces et les autres caractères illégaux. (Au lieu du serveur eRoom et du domaine de l’exemple d’URL de la page, l’URL que vous utilisez pour accéder à votre eRoom indique le nom réel du serveur eRoom et du domaine où vous créez l’eRoom.)
Remarque : le nom d’URL peut différer du nom réel de l’eRoom. En outre, après avoir créé votre eRoom, vous pouvez changer son nom ultérieurement, dans les Paramètres eRoom. Si vous modifiez l’URL de l’eRoom après sa création, pensez à en avertir tous les membres pour qu’ils puissent mettre à jour les liens vers cet eRoom.
Le choix suivant dépend de :
l’emplacement à partir duquel vous créez un eRoom (Paramètres de la communauté ou Mes eRooms) ;
l’installation d’eRoom utilisée par votre site (standard ou avancée) ;
dans le cas d’une installation avancée, des règles de mise à disposition de votre site : manuelle (sélection par les membres) ou automatique (sélection par l’eRoom) ;
dans le cas de la mise à disposition automatique uniquement, si votre site fait appel à des groupes de mise à disposition.
Installation avancée uniquement : dans l’Assistant Créer un eRoom, le texte réel de groupes de mise à disposition indique probablement la manière dont votre site organise les eRooms. Par exemple, certaines sociétés groupent les eRooms par site géographique ou par domaine fonctionnel. Dans le cas d’une répartition géographique, l’étiquette du groupe de mise à disposition peut être Région ; dans le cas d’une répartition fonctionnelle, elle pourra être Service.
Installation standard ou Avancée avec mise à disposition manuelle |
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Lors de la création d’un eRoom à partir des Paramètres de la communauté...
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Lors de la création d’un eRoom à partir de Mes eRooms...
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Installation avancée (uniquement) avec mise à disposition automatique |
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Lors de la création d’un eRoom à partir des Paramètres de la communauté...
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Lors de la création d’un eRoom à partir de Mes eRooms...
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Remarque : si vous êtes administrateur de site, que vous utilisez l’Assistant Créer un eRoom à partir de Mes eRooms et que votre site fait appel à la mise à disposition automatique, il vous est possible d’utiliser la mise à disposition manuelle pour l’eRoom. Pour ce faire, cliquez sur l’option Utiliser le mode manuel de mise à disposition.
Après avoir indiqué le nom de l’eRoom, son URL et, le cas échéant, son groupe de mise à disposition ou sa communauté et son domaine, cliquez sur Suivant.
Si des modèles d’eRoom sont disponibles, ces derniers sont répertoriés sous les catégories auxquelles ils appartiennent. Sélectionnez le modèle devant servir de base à la création de l’eRoom. Vous pouvez également créer un eRoom vide.
Une fois que vous avez fait vos choix sur la page Création d’un eRoom, cliquez sur Suivant.
Dans la page Sélectionner les membres, sélectionnez le nom des membres et des groupes devant faire partie de votre eRoom.
Si vous disposez d’une autorisation de type Peut modifier la liste des membres de la communauté, vous pouvez créer un nouveau membre, créer un nouveau groupe ou ajouter un invité à votre eRoom.
Une fois le nouveau membre ou groupe (ou invité) ajouté, le nom correspondant est répertorié dans la liste du sommaire ; vous pouvez alors l’ajouter à votre eRoom. Assurez-vous que la case située en regard du nom est cochée (
) avant de cliquer sur Suivant.
Attribuez des membres à chacun des rôles répertoriés en cliquant sur le sélecteur de membre (
) pour ouvrir la page Sélectionner les membres. Sélectionnez-vous vous-même comme coordinateur.
Si vous omettez d’attribuer un rôle à l’un des membres et que vous cliquiez sur Suivant, la page Sélectionner le rôle apparaît pour que vous puissiez attribuer un rôle au membre restant. Les principaux rôles sont les suivants :
Coordinateur : droit d’accès total à l’ensemble du contenu de l’eRoom. Vous devez affecter au moins un membre à ce rôle.
Participant : membre qui peut créer de nouveaux éléments, et lire et modifier les éléments des autres membres selon l’autorisation définie par les paramètres de contrôle d’accès de chaque élément. La plupart des membres ont des droits de participant.
Observateur : peut superviser l’activité dans un eRoom, mais ne peut pas y participer.
Outre les rôles standard, des rôles personnalisés peuvent être disponibles. Il vous est possible d’affecter des membres à plusieurs rôles personnalisés en cochant les cases correspondantes.
Vous pouvez également ajouter un rôle personnalisé à partir de cette page.
Si un rôle a été affecté à tous les membres, cliquez sur Suivant pour ouvrir la page Options.
Remarque : les coordinateurs sont habilités à changer le rôle affecté initialement aux membres.
Pour masquer un eRoom aux non-membres, désélectionnez la case à cocher Cet eRoom est visible par les non-membres. Cela empêche le nom et la description (si elle existe) de l’eRoom d’apparaître dans la liste des résultats lors de recherches eRoom effectuées par des non-membres. Dans ce cas, seuls les administrateurs et les membres eRoom peuvent le trouver et l’ouvrir. Vous pouvez modifier ce paramètre par la suite en modifiant les paramètres eRoom.
Pour résumer l’objectif de votre eRoom, saisissez une description. Le nom de l’eRoom et la description facultative apparaissent dans la section Tous mes eRooms des pages Mes eRooms des membres, ainsi que dans les résultats de la recherche d’eRoom.
Chaque eRoom possède une bannière graphique qui apparaît en haut de chacune des pages. Pour choisir votre propre graphique, cochez la case vous proposant d’utiliser une bannière personnalisée, puis utilisez la fonction Parcourir pour sélectionner l’image de votre choix. Sinon, votre eRoom affiche la bannière par défaut de la communauté.
Remarque : la taille par défaut de l’espace alloué à la bannière est de 600 pixels de large sur 36 pixels de haut. Cependant, certaines variables de personnalisation de l’interface utilisateur permettent de définir une taille de bannière personnalisée différente.
Le répertoire comporte une liste de coordinateurs contacts pour l’eRoom, qui inclut automatiquement le premier membre spécifié comme coordinateur sur la page Affectation des rôles. Sélectionnez le nom des autres coordinateurs que vous souhaitez répertorier dans la liste des contacts. Ces noms, ainsi qu’une icône de courrier électronique (
) pour chacun, apparaissent dans les résultats de recherche afin que les membres du site sachent qui contacter à propos d’un eRoom.
Cliquez sur OK pour créer votre eRoom et accéder à sa page d’accueil.
Pour modifier ces paramètres, ainsi que d’autres propriétés (tel que le contrôle d’accès) après avoir créé l’eRoom, accédez à Paramètres eRoom. Vous pourrez alors également exporter et supprimer l’eRoom.